“Biết HOURENSOU” và “hiểu HOURENSOU”

có lẽ là hai điều khác nhau.

Trong buổi học về văn hóa làm việc Nhật Bản cùng thầy Yokoo Hayato, các bạn học viên Đông Du không chỉ tìm hiểu về 報告・連絡・相談, mà còn được tiếp cận những tình huống thực tế và cách người Nhật nhìn nhận việc phối hợp trong công việc.

Dưới đây là cảm nhận của bạn Huỳnh Bùi Ngọc Khoa – một học sinh đang chuẩn bị sang Nhật làm việc – sau buổi học.

---------------------------------------------------

HOURENSOU – Không chỉ là Báo cáo, Liên lạc và Trao đổi

Huỳnh Bùi Ngọc Khoa

Vào lúc 13 giờ 30 ngày 15 tháng 8, tại Trường Nhật ngữ Đông Du đã diễn ra một buổi học kéo dài khoảng ba tiếng với chủ đề văn hóa làm việc của người Nhật – HOURENSOU（報連相）, do thầy Yokoo phụ trách chính.

Em hiện đang theo học tiếng Nhật tại Trường Nhật ngữ Đông Du và đã có cơ hội tham gia buổi học ngày hôm đó. Trước khi tham gia, em cũng đã có một số hiểu biết cơ bản về văn hóa làm việc HOURENSOU – một phong cách giao tiếp và làm việc được sử dụng rộng rãi trong các công ty Nhật Bản. Tuy nhiên, sau khi tham gia buổi học, em nhận ra rằng những kiến thức mình từng biết trước đó mới chỉ là một phần nhỏ trong toàn bộ khái niệm và cách thức thực hiện HOURENSOU.

Đầu tiên, thầy Yokoo giới thiệu và giải thích khái quát về ba nội dung chính của HOURENSOU, gồm HOU（報告・HOUKOKU – báo cáo）, REN（連絡・RENRAKU – liên lạc） và SOU（相談・SOUDAN – trao đổi, bàn bạc）.

Việc hiểu rõ ý nghĩa và mục đích của từng nội dung là điều rất quan trọng để có thể thực hiện HOURENSOU một cách hiệu quả. Qua phần giải thích của thầy, em có thể đúc kết được hai đặc điểm rất quan trọng trong phong cách làm việc của người Nhật, đó là tinh thần làm việc nhóm và việc chia sẻ thông tin một cách thường xuyên, kịp thời.

Ở phần tiếp theo, thầy đi sâu hơn vào nội dung bài học bằng cách đưa ra những tình huống cụ thể để giải thích trường hợp nào cần báo cáo, trường hợp nào cần liên lạc và trường hợp nào cần trao đổi, bàn bạc.

Em khá ấn tượng với phần này vì trước đó em chưa thực sự hiểu rõ trong từng tình huống cụ thể thì nên thực hiện nội dung nào trong HOURENSOU. Vì vậy, đây là một phần học rất hữu ích đối với em.

Ví dụ, khi bắt đầu hoặc kết thúc một công việc, chúng ta cần thực hiện báo cáo（HOUKOKU）. Khi có thay đổi về kế hoạch hoặc cuộc họp, chúng ta cần thực hiện liên lạc（RENRAKU）. Còn khi không hiểu cách tiến hành công việc hoặc gặp khó khăn trong quá trình thực hiện, chúng ta cần trao đổi, bàn bạc（SOUDAN） với người có kinh nghiệm hoặc cấp trên.

Qua những ví dụ cụ thể như vậy, em hiểu rõ hơn về cách áp dụng HOURENSOU trong công việc thực tế.

Ở phần cuối của buổi học, thầy đưa ra một số quan niệm sai lầm thường gặp về HOURENSOU, đặc biệt là những suy nghĩ mà người nước ngoài có thể dễ mắc phải khi làm việc tại Nhật.

Chẳng hạn, một số người có thể nghĩ rằng nếu liên tục trao đổi, hỏi ý kiến cấp trên thì sẽ bị đánh giá là người có năng lực thấp hoặc không thể tự mình giải quyết công việc. Tuy nhiên, theo cách nhìn của người Nhật, một người chủ động báo cáo, liên lạc và trao đổi thường xuyên lại được xem là người có trách nhiệm với công việc và biết cách phối hợp với những người xung quanh.

Đây cũng là điều khiến em suy nghĩ khá nhiều sau buổi học.

Trước đây, em thường nghĩ rằng khi được giao một công việc, mình cần cố gắng tự suy nghĩ và giải quyết vấn đề trước. Tuy nhiên, qua những tình huống mà thầy đưa ra, em hiểu rằng trong môi trường làm việc, việc chủ động chia sẻ thông tin và trao đổi với những người xung quanh không có nghĩa là mình thiếu năng lực. Ngược lại, đó có thể là cách để mọi người cùng nắm được tình hình công việc, hạn chế sai sót và phối hợp với nhau hiệu quả hơn.

Sau đó, thầy đưa ra bốn tình huống thực tế trong công việc và cùng mọi người phân tích cách xử lý phù hợp cũng như những cách xử lý không nên thực hiện theo tinh thần của HOURENSOU.

Thông qua những tình huống này, em hiểu rằng HOURENSOU không đơn giản chỉ là việc “báo cáo, liên lạc và bàn bạc”, mà còn là một cách tư duy và giao tiếp trong công việc.

Là một sinh viên vừa tốt nghiệp và đang chuẩn bị sang Nhật làm việc, em cảm thấy đây là một buổi học bổ ích và thiết thực hơn em tưởng rất nhiều.

Buổi học không chỉ giúp em hệ thống lại những khái niệm cơ bản về HOURENSOU mà em từng tìm hiểu trước đây, mà còn giúp em hiểu sâu hơn về cách áp dụng HOURENSOU trong những tình huống thực tế.

Đặc biệt, những chia sẻ dựa trên kinh nghiệm làm việc thực tế của thầy Yokoo là điều em cảm thấy quý giá nhất. Đây là những kiến thức mà em khó có thể hiểu đầy đủ chỉ thông qua việc đọc các tài liệu hoặc tìm kiếm thông tin trên Internet.

Em tin rằng những kiến thức học được từ buổi học này sẽ rất hữu ích đối với em trong quá trình làm việc tại Nhật Bản trong tương lai. Em sẽ cố gắng ghi nhớ và vận dụng những điều đã được học, đặc biệt là tinh thần chủ động báo cáo, liên lạc và trao đổi với mọi người trong công việc.

Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn Trường Nhật ngữ Đông Du và thầy Yokoo đã tạo cho em cơ hội được tiếp xúc với những kiến thức thực tiễn và vô cùng quý báu.

Em hy vọng rằng trong thời gian tới, em sẽ có thêm nhiều cơ hội được học hỏi những kiến thức và kinh nghiệm thực tế như thế này để chuẩn bị tốt hơn cho cuộc sống và công việc tại Nhật Bản.