KÝ SỰ NHỮNG NGÀY CHUẨN BỊ LỄ

Đối với Du học sinh Đông Du chúng tôi, có lẽ không ai có thể quên được hình ảnh những ngày đầu khi đến với Trường. Chúng tôi đã có những ngày học về đạo đức, về cách sống trước khi học chữ. Đó là điều mà chúng tôi rất bất ngờ. Nhưng có lẽ bất ngờ hơn cả đó là những ngày học và sinh hoạt ở Trường. Thầy Cô luôn bên cạnh chúng tôi, dạy cho chúng tôi học trên lớp, cùng chúng tôi tham gia những hoạt động của Trường.

Sự kiện lễ kỷ niệm 20 năm thành lập Trường, cùng với lễ tiễn DHS khóa tháng 4/2011 vào ngày 12/3 vừa qua. Chúng tôi lại có được những kỷ niệm và kinh nghiệm quý báu khi chúng tôi vinh dự được cùng các Thầy Cô, cũng như nhân viên nhà trường tham gia trong công việc tổ chức.

Lại một lần nữa chúng tôi thật bất ngờ, vì với một buổi lễ lớn như vậy, nhưng tất cả đều là sự phối hợp của mỗi thành viên nhà trường. Tất cả cùng chung tay cho việc chuẩn bị và tổ chức lễ.

Trưởng ban tổ chức lễ lần này là Cô Quang Tịnh Nghi (hiệu phó nhà trường). Chúng tôi đã có những ngày làm việc cùng với Cô, Cô đã hướng dẫn cho chúng tôi từ việc nhỏ nhất, dạy cho chúng tôi cách làm việc tập thể.

Mặc dù buổi lễ đã định hình từ thời gian trước khá lâu, nhưng đến trước đó 2 tuần thì những kế hoạch, công việc cụ thể mới chính thức được khởi động.

Đến chiều ngày 28/2 (thứ 2), anh Nguyễn Huy Nhiên (tổng chỉ huy DHS) và anh Chu Huy Hoàng đã sang Hồ Văn Huê họp với cô Nghi về kế hoạch tổng thể của buổi lễ. Song song đó, chúng tôi cũng đã bầu chọn nhóm trưởng theo hướng dẫn từ các SEMPAI. Đến sáng hôm sau, anh Nhiên đã họp tất cả các nhóm trưởng bao gồm: bạn Ngọc (Trưởng nhóm tiếp tân), bạn Thạch – bạn Uyên (phụ trách IT), bạn Nguyên -  bạn Hương (phụ trách văn nghệ), bạn Lan Bình – bạn Huy Hoàng (phụ trách hậu cần)…, ngoài ra còn có cả chị Thanh và Chị Vân Sempai (với vai trò cố vấn, cũng như giúp cho chúng tôi những việc chúng tôi không thể làm được).

Mọi người cùng đọc qua bản kế hoạch công việc do cô Nghi cung cấp. Thật sự cho đến lúc này mọi người vẫn còn rất mơ hồ về công việc của mình. Vì vậy, tất cả nhóm trưởng đã cùng nhau xem lại DVD lễ tiễn DHS khóa tháng 4/2009, nắm rõ trình tự của buổi lễ, học tập kinh nghiệm. Kết thúc buổi họp, anh Nhiên hẹn mọi người 2h cùng họp trực tiếp với Cô Nghi ở Hồ Văn Huê.

Trên đường sang Hồ Văn Huê, anh Hoàng là người “phát pháo” đầu tiên cho những công việc tiếp theo, anh đã ghé qua hội trường nơi tổ chức lễ để đo chính xác về diện tích, lên bảng vẽ chia chỗ ngồi cho từng khu vực. Dự tính tổng cộng phải xếp được 700 chỗ ngồi theo bảng kế hoạch đã nhận được từ Cô Nghi.

Chiều hôm đó, chúng tôi đã họp với Cô, sau đó trình bày với Thầy hiệu trưởng về sơ đồ phòng tiệc, sân khấu, khán đài, nơi để bàn tiệc buffet cho các bạn học sinh v.v…

Đến lúc này thì công việc đã được định hình một cách cụ thể hơn, cần phải đón khách ra sao? Nhận hoa và quà của khách như thế nào? Rồi thì việc sắp xếp chỗ ngồi cho khách. Chia khu vực ngồi cho phụ huynh Du học sinh đi, khu vực cho học sinh các lớp. Rồi thì ai phụ trách phục vụ cho buổi tiệc (buổi tiệc được chia thành 2 khu vực, khu vực tiệc dành cho khách mời tại phòng ăn VIP, khu vực tiệc buffet dành cho phụ huynh Du học sinh cùng với học sinh các lớp). Riêng phòng ăn VIP thì Trường đặt của nhà hàng, còn lại 20 món ăn dành cho khẩu phần 500 người tại khu vực tiệc buffet thì tất cả đều do các Thầy Cô phụ trách dưới sự hướng dẫn của Cô Hiệu trưởng. Đến lúc này chúng tôi mới cảm thấy “khâm phục” các Thầy Cô của mình, các Thầy Cô không chỉ hết lòng với công việc giảng dạy, mà còn có thể phối hợp cùng nhau cho những sự kiện của Trường.

Lại một điều bất ngờ nữa đối với chúng tôi. Theo Cô Nghi kể thì hầu như tất cả buổi tiệc của Trường đều không phải đi đặt ở nhà hàng, hoặc cùng kéo nhau ra quán ăn, mà đều do Cô Hiệu trưởng trực tiếp hướng dẫn, chỉ dạy cho từ việc tính toán số lượng thức ăn, công đoạn chuẩn bị, rồi cả cách thức bày bàn tiệc v.v…, Cô Nghi kể rằng Cô đã học được từ Cô Hiệu trưởng rất nhiều, và Cô mong rằng chúng tôi cũng sẽ học được những điều tưởng chừng như đơn giản nhưng có thể giúp cho chúng tôi trong những năm tháng du học nơi xứ người.

Với khối lượng công việc nhiều như vậy, chúng tôi càng ý thức hơn về trách nhiệm của từng mình, của từng nhóm.

Nhóm IT: Thành viên Ngọc Thạch + Phương Uyên: Công việc nhóm này phải phụ trách là thiết kế banner, thực đơn bàn tiệc buffet, tổng kết những bài phát biểu trong buổi lễ để in thành sách (có kèm theo chương trình buổi lễ), rồi thì làm slide trong khi các Thầy Cô báo cáo. Đầu tiên là công việc thiết kế banner. Thạch tâm sự đây là công việc khó nhất và tốn nhiều thời gian nhất vì phải qua rất nhiều giai đoạn như: đo kích thước, viết nội dung, chọn hình ảnh, thiết kế bố cục và đem duyệt 6 lần mới đi in. Cuối cùng sau 2 tuần, việc thiết kế banner mới hoàn thành (trước lễ 1 ngày). Song song với việc đó là làm slide. Nội dung slide chủ yếu dựa vào nội dung kỉ yếu. Ngoài ra còn làm slide trao giấy phái cử. Tưởng chừng như đơn giản nhưnt cũng mất đến 4 ngày. Lần đầu tiên tham gia một sự kiện lớn, mà lại chưa có nhiều kinh nghiệm nên đã gặp không ít khó khăn.

Nhóm làm đuốc: Thành viên Quốc Huy và Tài: Hai bạn rất tự hào về phần công việc làm đuốc cho nghi thức lễ tiễn DHS. Tài tâm sự rằng đây là lần đầu tiên bạn ấy và Huy áp dụng kiến thức đã học vào thực tế nên gặp nhiều khó khăn. Áp dụng nguyên lí đoản mạch để đốt cháy bông đã tẩm cồn. Nhưng do tính toán sai nên 2 lần đầu tiên đã không thành công theo ý muốn. Sau đó, được sự góp ý của cô Nghi cùng các Sempai có kinh nghiệm đi trước, nên đã có thể nói rằng thành công như mong đợi. Do mức độ quan trọng của buổi lễ, để không phạm sai sót, hai bạn đã thử đi thử lại nhiều lần tại trung tâm Bàu Cát trong thời gian 1 tuần để biết chắc được phần trăm thành công của mình. Vì không có thời gian nên 2 bạn đã tận dụng cả giờ ra chơi, và cả sau giờ học, cùng  ở lại trường để hoàn thành công việc.

Nhóm tiếp tân: Trưởng nhóm Chị Ngọc: Với vai trò hỗ trợ cho các Thầy Cô trong việc tiếp tân, cùng với những công việc chuẩn bị khác cũng đã chiếm khá nhiều thời gian của nhóm. Nhóm đã rất tự hào với những bông hoa cài cho khách đều do tự nhóm mình thiết kế, chọn mua dây ruybăng, và tự thắt dây nơ. Rồi thì khăn trải bàn, logo cho các bạn học sinh ngoài, khay đựng giấy phái cử, chuẩn bị danh sách nhóm đi v.v…

Ngoài ra, công việc vào ngày lễ của nhóm tiếp tân cũng khá nhiều: chuẩn bị và pha trà, bưng khay đựng giấy phái cử, bưng hoa và quà, đội hình DHS đứng chào khách v.v…

Nhóm văn nghệ: Trưởng nhóm Vân sempai + Thảo Nguyên: các tiết mục được chuẩn bị rất kỹ lưỡng. Nhóm DHS đi đã tập luyện chăm chỉ từ nhiều tuần trước đó với những tiết mục được biên đạo khá công phu và chuyên nghiệp. Múa Bức họa đồng quê, Múa nón Việt Nam quê hương tôi, Múa trống Asahi Hào khí Thăng Long, và dàn hợp xướng Minh châu trời đông với sự hướng dẫn nhiệt tình của Thầy Phước (Đại tá Võ Công Phước – nguyên Trưởng đoàn nghệ thuật quân khu 7 - ). Ngoài ra, nhóm DHS ở lại cũng đóng góp tiết mục tốp ca Khúc khải hoàn để biểu diễn trước giờ diễn ra buổi lễ.

Nhóm âm thanh – ánh sáng: Phụ trách Hải Sơn: Nhiệm vụ được phân công là kiểm tra ánh sáng trước và trong khi buổi lễ diễn ra, phụ trách phần âm nhạc nền và các tiết mục văn nghệ trong buổi lễ. Buổi lễ được tổ chức ở một hội trường có sẵn hệ thống âm thanh và ánh sáng khá tốt nên trên sân khấu mọi việc đều tốt. Nhưng khu vực tiệc buffet bị đánh giá là tối nên việc chuẩn bị ánh sáng cần phải suy nghĩ thêm. Phần âm nhạc vì không có các file nhạc nền của năm ngoái nên phải tự tìm và chỉnh sửa cho phù hợp.

Nhóm Hậu cần sân khấu: Trưởng nhóm Huy Hoàng: Công việc nhóm này phần lớn liên quan đến bàn và ghế. Vì tính chất công việc nên nhóm đã nhiều lần đi đo đạc hội trường và tính toán cách sắp xếp bàn ghế. Ban đầu, nhóm còn chưa nắm rõ ý tưởng nhưng sau khi nghe sự chỉ đạo, hướng dẫn từ Thầy Hiệu trưởng, và nhiều lần chỉnh sửa sự sắp xếp do có nhiều vấn đề phát sinh (khách mời tăng, sự phân bố không phù hợp, loại trừ những chỗ vướng cây cối…) nên đã hoàn thành như mong đợi. Nhóm còn có những nhiệm vụ khác như kê bàn buffet sao cho hợp lí, xếp ghế cho các vị quan khách chụp ảnh, kê bàn thờ ra sân khấu khi nghi thức gọi lửa sắp bắt đầu v.v…

Nhóm Hậu cần tiệc buffet: Trưởng nhóm Thùy Dương: Công việc chính của nhóm là giúp đỡ Thầy Cô trong công việc bày tiệc buffet. Nhóm có nhiệm vụ rửa thật sạch các khay đựng thức ăn, mua lá chuối, rửa sạch và cắt tỉa thật đẹp. Đến ngày lễ, nhóm sẽ phụ giúp các Cô trong việc cắt và bày biện thức ăn. Khi buổi tiệc bắt đầu thì nhóm sẽ giúp mọi người mở các bọc nylon bảo quản thức ăn v.v…

Ngày 7/3 (Thứ 2): Bản chương trình lễ kỉ niệm 20 thành lập NN Đông Du và lễ tiễn DHS tháng 4/2011 đã được hoàn thiện. Theo đó, buổi lễ sẽ bắt đầu sớm hơn 30 phút, tức là lúc 18h30. Cô Nghi đã triệu tập các nhóm trưởng xuống văn phòng bởi buổi lễ đang đến gần mà cô chưa nhận được các báo cáo công việc cụ thể. Tối hôm đó Cô đã sang Bàu Cát và họp tất cả mọi người. Các công việc đã và đang làm lần lượt được báo cáo: Nơ gắn cho Thầy cô và các vị quan khách, hoa cho DHS đi đã hoàn tất; đuốc chỉ cần 5 cái lại làm tới 8 cái và chưa tìm ra cách để lửa nổi lên một cách tự nhiên nhất; banner của nhóm IT gặp khó khăn về khoảng cách giữa 2 dòng chữ sao cho vừa đẹp mà khi DHS đứng lên không được che mất chữ.

Ngày 8/3 (Thứ 3): Trong buổi họp trường vào buổi tối, cô Ngọc Phượng (trưởng Trung tâm DHS) đã kêu gọi tất cả DHS cùng ý thức công việc của mình được giao, trách nhiệm của mình phải hoàn thành. Giúp đỡ cho nhau để buổi lễ được diễn ra một cách tốt đẹp nhất. Cô cũng đã hướng dẫn thêm những công việc cần thiết thông qua kinh nghiệm của Cô.

Ngày 9/3 (thứ 4): Nhóm DHS đi và đội văn nghệ Kohai duyệt lại tất cả các tiết mục sẽ biểu diễn trong ngày thứ 7 sắp đến. Phần âm thanh của Hải Sơn đã gần như hoàn thành và chỉ còn phần âm nhạc của các ca sĩ đến dự lễ.

Ngày 10/3 (Thứ 5): Buổi sáng, toàn bộ nhóm DHS đi duyệt lại đội hình đi lần cuối trước buổi tổng duyệt vào chiều ngày mai (Thứ 6) tại hội trường chính. Nhóm đi phải tập xếp hàng, đi lên bục, vị trí từng người đứng để vừa không thể che mặt nhau vừa dễ di chuyển cho đội hình hát hợp xướng Minh châu trời đông. Sau khi xếp thì một nhóm lớp DHS nhân văn có nhiệm vụ ghi lại đúng họ, tên và thứ tự ở trên bục. Vì phải chỉnh sửa khá nhiều lần nên công việc tốn rất nhiều thời gian và công sức mới có được một đội hình hoàn chỉnh.

Ngày 11/3 (Thứ 6): Buổi sáng, Thầy Cô, các bạn DHS đi, và tất cả DHS Kohai cùng đi dâng hương đền Hùng tại Thảo Cầm Viên. Buổi chiều, 2h có mặt tại Hội trường để tổng duyệt lại toàn bộ chương trình. MC là thầy Đạt và cô Như cùng nhau bàn lại về lời dẫn tiếng Việt và tiếng Nhật. Ngoài DHS, tất cả Thầy Cô phụ trách công việc cũng có mặt đông đủ để cùng tổng duyệt.

Đến lúc này đây thì thật sự DHS chúng tôi cảm nhận được sự nhiệt tình của tất cả các Thầy Cô, không chỉ là công việc giảng dạy trên lớp, các Thầy Cô đã không quản nại bất cứ công việc gì. Chúng tôi thật sự cảm nhận được đó chính là “gia đình Đông Du” mà không ở đâu có được.

Rồi ngày lễ cũng đã diễn ra với vô vàn lo lắng của chúng tôi, những đứa học trò lần đầu tiên trải nghiệm công việc sau khi rời ghế nhà trường.

Và cuối cùng thì ngày lễ cũng đã trôi qua với bao kỷ niệm, cũng như những kinh nghiệm chúng tôi học được, học một cách thực tế.