CHƯƠNG 8

NẠP NHỮNG ĐIỀU CÓ GIÁ TRỊ

 

63.  (1)  ĐỂ XUẤT DỮ LIỆU CẦN PHẢI NẠP DỮ LIỆU

Nếu xem hành vi “viết” và “nói” là xuất dữ liệu thì hành vi “đọc” là nạp dữ liệu. Để xuất dữ liệu có chất lượng, không thể thiếu việc nạp dữ liệu.

Những người sinh nhai bằng nghể viết lách như nhiều nhà văn từ khi còn trẻ đã đọc rất nhiều sách, chính vì vậy không hiếm người mỗi năm đọc từ ba trăm đến năm trăm quyển sách.

Đọc nhiều, tiếp thu lượng lớn kiến thức, kiến thức đó ăn sâu vào trong máu thịt. Về kỹ thuật viết, những điều tiếp thu được sẽ phản ánh ngay trong chính các tác phẩm của mình. Và có thể nói nó liên quan đến cả kỹ năng tạo sự chú ý đối với người khác. Trong khi đọc có lúc mình thấy ôi họ có cách mở đầu hay quá, hoặc nếu họ mở đầu cách này, mình thử làm cách khác xem sao.

Chuyện đọc sách cũng quan trọng như vậy đối với người kinh doanh. Để viết được văn bản có sức thuyết phục, diễn tả nội dung phong phú, việc đọc sách là rất cần.

Tất nhiên không chỉ sách mà báo, tạp chí hoặc những văn bản kinh doanh của người khác cũng cần thiết. Có người nghĩ

-         Hồi nhỏ giờ tôi không đọc sách nên giờ văn chương rất dở.

Không cần phải tự ti như thế. Mà nên nói là không có thời gian để tự ti nữa. Kể từ hôm nay hay ngày mai cũng được, hãy đọc sách và tạo thành một thói quen đọc sách đi.

Nhiều người nói tôi không có thời gian đọc sách, nhưng thật ra không hẳn vậy. Khi đi làm bằng xe điện, lúc đi và về trên xe, trên xe trong lúc đi công tác, mười lăm phút tối trước khi ngủ, mười phút trong giờ nghỉ trưa, hoặc khi ăn trưa một mình trong hàng quán, mười phút chờ đợi người ta mang thức ăn ra…

Chỉ cần có ý đọc, chắc chắn ta sẽ tìm ra thời gian để đọc. Cũng có người nói

-         Tôi đọc chậm nên đọc được quyển sách là cả một kỳ công. Nếu không có kỹ thuật đọc liên tục, không thể nào theo kịp với thời đại ngày nay.

Để tăng nhanh lượng đọc không cần gì phải có kỹ thuật. Theo cách đọc truyền thống xưa giờ là đọc từng chữ từng chữ một và đọc mỗi ngày thì tốc độ đọc chắc chắn sẽ nhanh lên.

64.  (2)  ĐỌC TIỂU THUYẾT

Chúng ta biết đọc sách quan trọng như vậy, thế thì nên đọc loại sách nào, sách nào có thể vun bồi năng lực truyền đạt ?  Rất nhiều người thắc mắc như vậy.

Thêm nữa có thể nói các loại sách viết về kinh doanh, các loại sách Làm Thế Nào để có “cách viết văn hay”, “cách nói chuyện hay” đều có thể là sách tham khảo. Nhưng cái mà tôi khuyến khích các bạn đọc nhiều hơn đó chính là tiểu thuyết.

Các loại tiểu thuyết trinh thám, khoa học viễn tưởng, lịch sử, hoặc tiểu thuyết tình yêu hay kinh doanh … đều được cả.

Khi muốn truyền đạt điều gì, cần có ý niệm về chuyện mình sẽ truyền đạt cho đối tác. Để học được cách truyền đạt ý niệm đó thì đọc tiểu thuyết là thích hợp nhất.

Khi đọc tiểu thuyết trong đầu mình thường hình dung các sự việc xảy ra, điều này chắc nhiều người đã từng trải qua.

Tiểu thuyết hay không viết những điều thừa thải, ngược lại các yếu tố gây hưng phấn cho người đọc được chắc lọc rất kỹ càng. Người đọc đọc được những tác phẩm như thế, mỗi người tự trải rộng hình ảnh, và vẻ nó ra trong đầu mình.

Ví dụ, trong phần mở đầu nổi tiếng của tác phẩm “Xứ tuyết” của tác giả Kawabata Yasunari

“Vượt qua đoạn đường hầm dài Kunizakai, Xứ tuyết mở ra trước mắt. Mịt mù trong đêm một màu trắng xóa, xe lửa dừng lại trước đèn tín hiệu”

Cảnh sắc bỗng thay đổi hẳn, có điều gì đó sắp xảy ra. Gợi lên sự tò mò cho đọc giả.

Hay mở đầu tác phẩm “Tớ là một con mèo” của ông Natsume Soseki.

Tớ là một con mèo. Chưa có tên tuổi.

Được sinh ra ở đâu không ai biết. Chỉ còn nhớ loáng thoáng tiếng kêu meo meo ở một nơi tối tăm ẩm thấp.

Trước tiên mọi người sẽ bị lôi cuốn bởi nhân vật chính là một chú mèo. Tiếp tục gây sự chú ý nữa là kế đến còn mèo sẽ ra sao, với lại giọng văn cũng vui vui.

Như vậy khả năng kích thích sự tò mò và làm cho người đọc hình dung được sự việc mà ta không thể kỳ vọng lắm ở những loại sách như “Làm Thế Nào” hay sách về kinh doanh. Thì có thể kỳ vọng ở tiểu thuyết, nó sẽ dẫn dắt ta đến thế giới của truyện kể.

Và lý tưởng hơn khi đọc tiểu thuyết, không chỉ đơn thuần theo đuổi nội dung, mà hãy đọc với chính một con người nữa của mình để phân tích cấu tạo văn chương như

-         Họ viết như thế nào mà tạo sự lôi cuốn như vầy nhỉ ?

Nhưng nếu lúc nào cũng đọc theo kiểu như vậy, có thể niềm ham mê đọc sách mà mình đã cố công vun đắp đó lại trở thành gánh nặng, nên chỉ thỉnh thoảng thực hiện là tốt rồi.

Nếu khám phá ra nhiều cách lôi cuốn đọc giả được dùng trong tiểu thuyết ứng với mình, khi viết văn bản kinh doanh chắc chắn sẽ là một vũ khí lợi hại cho bạn.

65.   (3)  MỞ MANG CON NGƯỜI VÀ VỐN TỪ

Giá trị việc đọc tiểu thuyết tất nhiên không chỉ vun bồi cho ta khả năng truyền đạt. Nếu nói hơi quá một chút còn để học làm người.

Ví dụ, bạn hãy xem thử những tiểu thuyết kinh doanh.

Trong lúc đọc quá hấp dẫn bạn có bao giờ đặt mình vào vai trò của nhân vật chính để suy nghĩ, và hành động chưa. Năng lực hành động, khát vọng, cấu thành quan niệm lý luận của một người kinh doanh có thể  được hình thành từ đó.

Với bạn đó không phải là một trải nghiệm trực tiếp nhưng kinh qua nhiều tình huống giả định, mỗi lần như vậy bạn có thể nghĩ mình nên phán đoán như thế nào.

Đọc càng nhiều tiểu thuyết thì số lần trải nghiệm cũng nhiều lên.

Ví dụ, nhân vật chính là một doanh nghiệp sản xuất lớn.

Doanh nghiệp đó sắp bị doanh nghiệp nước ngoài nuốt chửng. Trong tình huống đó doanh nghiệp này hành động ra sao ? rồi cách hành xử của các nhân viên cấp dưới, động hướng của các doanh nghiệp đối thủ khác.

Đọc và cho phản ánh bản thân mình vào từng nhân vật trong truyện, như vậy có thể xem như trải nghiệm được nhiều tình huống. Sau này, khi đương đầu thực tế sẽ có được nhiều gợi ý.

Những trạng thái cảm xúc cười, khóc trong đó chắc chắn sẽ làm giàu cho cảm xúc của bạn. Khi viết văn, khi nói chuyện bạn có khả năng diễn tả sâu sắc tình cảm con người.

Và tăng vốn từ vựng là một trong những hiệu quả của việc đọc sách.

Ở radio và ti vi, văn nói là chủ thể nên không xuất hiện từ khó, hay chữ Hán nhiều. Báo chí thường chỉ dùng những chữ Hán thông dụng, nên cũng không có những biểu hiện quá khó.

Về điểm này trong sách không có hạn chế, có thể thể hiện thoải mái. Và tất nhiên từ vựng sẽ vô cùng phong phú.

66.  (4)  HỌC Ở CHUYỆN HÀI

Để học cách nói chuyện, thì chuyện hài là giáo trình bậc nhất. Bạn có thể cất công đi đến nhà hát kịch, hoặc nghe đi nghe lại các băng dĩa … cũng được.

Những người kể chuyện hài bậc thầy họ rất giỏi ngắt quãng câu chuyện. Ngưng một lúc cho ngắt quãng câu chuyện rồi mạch chuyện sau đó lại ào ào tuôn chảy.

Dù chỉ ngưng một hoặc hai giây thôi, nhưng cái ngưng đầy nghệ thuật và rất hiệu quả làm cuốn hút người nghe.

-         Kế tiếp như thế nào ?

-         Sắp nói cái gì nhỉ ?

Các diễn viên hài tập sự, họ phải cố gắng hết sức để thuộc câu chuyện, không còn tinh thần để lo đến chuyện ngắt quãng câu chuyện. Nên không mấy lôi cuốn người nghe.

Người kinh doanh cũng thế, người dở nói chuyện khó mà có cách ngắt quãng đầy lôi cuốn đó. Khi nói chuyện không giỏi xử lý tốc độ nhanh chậm, giọng nói thì cứ đều đều đơn điệu. Trong các cuộc hội họp, nói mà không nhìn mặt mọi người, không lên giọng xuống giọng gì cả, làm người nghe thấy chán, không khí hội trường như chùn xuống.

Cho dù kế hoạch đề xuất có giá trị bao nhiêu đi nữa mà trong hội nghị nói chuyện tẻ nhạt có khi làm cho kế hoạch đó khó được thông qua. Uổng công phát họa  một kế hoạch có chất lượng như thế.

Ngược lại, không hiếm những bản kế hoạch nội dung chẳng có gì to tát lắm, nhưng vì giỏi thuyết phục nên được thông qua.

Người kinh doanh mà kém ăn nói kém sức thuyết phục, nghe kể chuyện cười có lẽ cũng là một cách. Tôi không cho là cứ hể nghe kể chuyện cười nhiều tất sẽ thành công trong công việc, nhưng nếu xem hoài chắc chắn sẽ có lợi cho việc làm ăn của bạn.

Song nếu bạn quá quan tâm đến sự lôi cuốn, không đặt mình vào công việc thì cũng chẳng được gì.

67.  (5)  QUẢN LÝ KẾ HOẠCH KIỂM SOÁT CÔNG VIỆC

Cuối cùng sẽ nói đến việc ghi chép, và quản lý kế hoạch.

Quản lý kế hoạch của tôi lúc trẻ, không có gì đáng nói. Công việc của tôi lúc bấy giờ, hầu như suốt ngày cứ quanh quẩn ở Sở cảnh sát, Tòa thị chính để lấy tin về các tai nạn và sự kiện.

Sổ tay ghi chép lúc đó toàn được NHK cung cấp, một quyển sổ tay nhỏ vừa cầm trong tay. Trong đó tôi chỉ ghi ngắn gọn các nội dung sự việc theo kiểu 5W1H thôi.

Trong quyển sổ tay này, tôi thường ghi số điện thoại của Câu lạc bộ phóng viên, Phòng Cảnh sát, và các cơ quan ban ngành của chính phủ nên rất quý giá. Lúc đó tất nhiên chưa có điện thoại cầm tay như bây giờ nên khi cần phải sử dụng điện thoại công cộng. Tất nhiên là thời đó cũng chưa có điện thoại thẻ. Để lúc nào cũng có thể sử dụng điện thoại công cộng tôi luôn chuẩn bị nhiều đồng mười yên trong ví.

Bắt buộc phải làm việc có kế hoạch là từ khi chuyển sang làm quân dự bị cho mảng xã hội. Quân dự bị vốn dĩ là thuật ngữ bên quân đội, là bộ đội được đưa vào tác chiến đặc biệt, là tổ chức được đưa sang chi viện cho bộ đội đang chiến đấu gian khổ. Ở mảng xã hội là bộ phận mình tự do tìm thông tin, tự đặt ra kế hoạch chương trình không phụ thuộc Câu lạc bộ phóng viên.

Trước giờ có thể nói là làm việc theo kiểu “chờ đợi sự việc phát sinh”, bây giờ chuyển sang cách làm việc tự mình đặt ra kế hoạch rồi đi lấy tư liệu nên cần có sổ tay quản lý kế hoạch.

Sổ tay quản lý kế hoạch từ khi bắt đầu chuyển sang mảng xã hội là loại sổ theo lịch tuần. Các ngày trong tuần từ thứ hai đến chủ nhật ghi bên trái, bên phải chừa trống. Bây giờ thì sổ tay kiểu này có đủ kiểu đủ dạng, nhưng tôi vẫn thấy loại sổ tay theo kiểu lịch tuần được sử dụng phổ biến hơn.

Có một dạo tôi chuyển sang dùng thử nhiều loại sổ tay điện tử, nhưng để quản lý kế hoạch hay ghi chép khi đi công tác bên ngoài lại khá mất công và bất tiện với tôi. Hiện nay tôi thấy sổ tay Analog bằng giấy bút vẫn còn chiếm ưu thế. Và sổ tay các doanh nghiệp gần đây gần như quay trở về kiểu sổ tay Analog này.

68.  (6)  QUẢN LÝ KẾ HOẠCH CÔNG TƯ TRÊN CÙNG MỘT SỔ TAY

Sổ tay kiểu lịch tuần hiện giờ vẫn được sử dụng, nên tôi xin giới thiệu cách sử dụng của tôi đối với loại sổ tay này. Phân biệt rõ ràng trang bên phải và trang bên trái. Phía bên trái ghi ngày giờ trình chiếu, phỏng vấn trên chương trình truyền hình, lịch trình các cuộc làm việc, bên phải ghi ngày hết hạn nộp bản thảo, kế hoạch cá nhân.

Thời làm việc cho NHK, bên trang trái ghi các mối quan hệ trực tiếp với công việc của một nhân viên đài NHK như ngày giờ thẩm định đề án, kế hoạch thu thập tư liệu… bên trang phải ghi ngày hết hạn nộp bản thảo sách cá nhân, và các kế hoạch riêng tư.

Điểm chung của tôi cả ngày trước và bây giờ là công việc và chuyện riêng tư đều quản lý trên cùng một quyển sổ tay. Nếu chia công việc và việc riêng ra những quyển khác nhau e rằng phải ghi gấp đôi.

Ví dụ từ 7 giờ chiều ngày mười lăm tháng năm tính hẹn đi uống với các bạn hồi cấp ba. Đây là việc riêng nên chỉ ghi lên lịch ở nhà. Nhưng rồi do phải tiếp khách làm ăn nên chỉ nhìn vào sổ tay ghi chép công việc, thấy đêm mười lăm tháng năm trống và đã nhận lời đi với khách. Lịch ở nhà chỉ thỉnh thoảng mới xem qua, nên đến cận ngày hôm trước mới chợt nhận ra. Lúc đó đành nói lại với bạn bè về sự tình này và xin được thông cảm dời ngày.

Chuyện này chắc các bạn cũng đã từng gặp rồi nhỉ. Đương nhiên bạn bè sẽ không vui lòng lắm.

Nếu mình không quản lý được trước kế hoạch trong vòng một tháng, những chuyện như vậy vẫn hay xảy ra. Như vậy việc liên lạc mà là vấn đề then chốt của “năng lực truyền đạt” trở nên bị động, có khi làm cho đối tác nổi giận.

Công việc và chuyện riêng cả hai đều quan trọng, mình thì chỉ có một thân nên quản lý cả hai trên cùng một sổ tay là hợp lý.

Ví dụ là nhà doanh nghiệp, bên trang trái có thể ghi ngày giờ công việc liên quan đến đối tác như ngày giờ giao dịch, ngày giờ họp…, bên trang phải ghi các sự việc mang tính cách riêng tư như kỳ hạn đề xuất bản kế hoạch, ngày giao hàng, ngày khảo sát sơ bộ …

Kế hoạch công tư cùng quản lý trên cùng một sổ tay, đó là cơ bản rồi nhưng vẫn nên có sẵn một quyển sổ tay nữa để dự phòng.

Sổ tay căn bản là để cầm đi nên dễ gặp những rủi ro như đánh rơi, hoặc để quên ở đâu đó. Vì thế, về nguyên tắc nên viết thêm một quyển nữa y như vậy. Sổ tay dự phòng khác với sổ tay mang đi cũng được chẳng hạn như to hơn…

Hơi mất công một chút, nhưng để phòng bất trắc, tôi khuyên các bạn nên làm thêm một quyển sổ tay nữa để ở nhà hay văn phòng đều được. Dù nói thế nhưng thực chất tôi vẫn chưa thực hiện được.

69.  (7)  PHÁT HỌA SƠ KẾ HOẠCH TRONG NĂM VÀO ĐẦU NĂM

Khoảng đầu năm hay cuối năm tôi ghi vào sổ tay các sự kiện hay kế hoạch chính của năm đó.

Như trường hợp năm 2007, ở mục ngày năm tháng bảy ghi “Ngày chính thức công bố cuộc bầu cử nghị viên thượng viện”, mục ngày một tháng mười ghi “Bưu điện tư nhân hóa”, mục ngày mười chín tháng mười hai ghi “Bầu cử tổng thống Hàn quốc” … những sự việc này tôi đã ghi vào đầu năm 2007.

Trên báo cũng có đăng “Kế hoạch trong năm” vào đầu năm nên chúng ta có thể sao chép lại. Nhờ vậy chúng ta biết trước được vào thời điểm trước hay sau những sự kiện có gì sắp xảy ra, hoặc mình nên chuẩn bị làm gì.

Không chỉ viết vào đầu hay cuối năm thôi, mà mỗi lần diễn ra những kế hoạch hay sự kiện có vẻ như  liên quan đến công việc của mình, mình sẽ bổ túc thêm.

Phương pháp này có vẻ hiệu quả cho nhiều nhà kinh doanh. Nhờ ghi những sự kiện đã được trù định từ trước mình có thể nghĩ sẵn việc mà mình sẽ làm.

Ví dụ, sự kiện có vẻ như liên quan đến công việc của mình sẽ diễn ra vào ngày hai mươi tháng chín, nhờ có ghi sẵn trên sổ tay rồi, nên mình sẽ hình dung được những việc cần làm cho đến ngày đó.

Và chuyện cá nhân riêng tư cũng nên ghi vào sổ tay vào đầu năm hay cuối năm. Ví dụ, phải chuyển sang sổ tay năm mới các ngày kỹ niệm, ngày sinh nhật người thân. Như vậy sẽ không quên hoặc sót.

Tất nhiên không chỉ thế, có thể ghi cả ngày kỷ niệm, ngày sinh của đối tác quan trọng hoặc những người đã từng giúp đỡ bạn vào sổ tay đó. Mục đích để chúc mừng hay gửi thư chúc mừng.

-         Xin chúc mừng sinh nhật ông, chúc ông luôn luôn mạnh khỏe.

-         Nhân hôm nay là ngày kỷ niệm thành lập quý công ty, chúc mừng sự phát triển lớn mạnh đến ngày nay, và cầu chúc quý công ty ngày càng phát triển hơn nữa.

-         …

Chúng ta sẽ gủi thư hoặc chúc mừng bằng miệng những lời tương tự. Chỉ cần quan tâm như thế có lẽ đối tác cũng thấy vui lắm rồi.

70.   (8)  ĐIỀU NGHĨ RA PHẢI GHI CHÉP NGAY

Trang trái sổ tay chủ yếu ghi việc liên quan đến công việc, trang phải ghi các chuyện riêng tư.

Danh thiếp cũng phân loại theo kiểu như vậy.

Ngăn trái bìa sổ để danh thiếp biên tập viên của những nhà xuất bản hiện tại đang giao dịch, nếu loạt bài đăng đã kết thúc, danh thiếp đó sẽ được cất lại vào đúng chỗ lưu trữ danh thiếp. Ngăn phải bìa sổ kẹp danh thiếp nhà hàng, quán rượu mình thích hoặc mình có chủ ý trước. Những khi trao đổi với nhà biên tập, mình sẽ chọn quán từ trong số đó, nếu không đi thường thì lại cất vào chỗ lưu trữ danh thiếp.

Bút ghi chép sổ tay tôi thường dùng bút chì bấm, lỏi chì khá lớn, viết trơn chữ. Để khi có thay đổi kế hoạch có thể gôm đi viết lại. Gôm dùng loại gôm làm theo kiểu cây bút. Công việc đã hoàn thành không xóa đi, mà dùng bút chì gạch một đường để biết việc đó đã xong.

Cần thêm cây bút bi to cở 1,6 mili để đi lấy tư liệu.

Khi đi lấy tư liệu sử dụng vở viết bình thường, những ghi nhớ nho nhỏ ghi vào giấy A4 đã qua sử dụng một mặt.

Nhiều khi đang ở trên xe điện, chợt nghĩ ra một kế hoạch, hoặc một phương án cho khách hàng. Nếu chờ về đến công ty mới ghi có khi mình quên mất. Khi đó lấy giấy A4 ra viết vội ngay trên xe điện. Vào những giờ cao điểm như đi làm buổi sáng không thể nào đứng trên xe mà ghi được, nên vừa xuống xe là tựa vào gốc cột nào đó, tránh không làm cản đường người qua lại lấy giấy A4 ra ghi ngay.

Nhờ nghĩ ra là ghi ngay nên kế hoạch hoặc ý tưởng sẽ được tích lũy, và khả năng truyền đạt chắc chắn sẽ lên.