CHƯƠNG 6

TRUYỀN ĐẠT DỄ HIỂU

 

49.   (1)   SỬ DỤNG KATAKANA TRÀN LAN

Ông Koizumi Junichiro khi còn làm thủ tướng đã ra chỉ thị tích cực không sử dụng chữ Katakana. (chú ý của người dịch: loại chữ phiên âm các từ tiếng nước ngoài sử dụng tại Nhật Bản)

Khi trả lời chất vấn ở quốc hội ông cũng đã từng khiển trách các vị trong nội các dùng từ tiếng Anh để trả lời “Hãy nói cho dễ hiểu đi”. Bộ trưởng Bộ y tế lúc bấy giờ cũng kiên quyết không dùng từ Katakana đến độ ông lập ra một Ban kiểm tra để loại bỏ các từ Katakana không được sử dụng trong Bộ.

Còn thủ tướng Abe Shinzo thì ngược lại với ông Koizumi có vẻ thích sử dụng từ Katakana.

-         Innovation

-         Country identity

-         Xã hội friendly nuôi dạy trẻ

-         Chiến lược frontier sức khỏe mới

-         Thoát khỏi regime sau chiến tranh

Và cực đoan hơn nữa là White-collar exemption.

Vì thế nếu bị mọi người nói không biết ông ta là thủ tướng nước nào thì cũng chịu thôi.

Ông ta bảo muốn hướng đến một “đất nước xinh đẹp” nhưng khi diễn tả hiện trạng đất nước thì ông dùng  chữ “country identity”, đến đây ai cũng muốn ngắt ngang vào vậy xin ngài hãy sử dụng “ngôn ngữ Nhật Bản xinh đẹp ấy đi ạ”.

Người hùa theo thủ tướng Abe sính chữ Katakana chính là ông chánh văn phòng phủ thủ tướng Shiozaki Yasuhisa.

-         Sensitive

-         Kick-off  speaker

-         Win – win

-         Formular

-         Expertise

van van… ngay trong buổi họp báo ký giả họ liên tục nổ toàn từ Katakana. Đến mức có báo đưa tin là đoàn ký giả quá kinh ngạc không biết các vị ấy đang nói chuyện với nhân dân của nước nào nữa.

Dù viết vậy, nhưng trong quyển sách này tôi cũng thường sử dụng Katakana như

-         Business (kinh doanh)

-         Formal (trang trọng)

-         Casual (bình thường)

-         Performance (sự thực hiện)

-         Keyman (người chủ chốt)

-         Format (định dạng)

-         Back up (ủng hộ)

-         Aproach (tiếp cận)

-         Claimer (người yêu sách)

-         Print out (in ra)  …

Việc tôi sử dụng Katakana là “tùy lúc tùy nơi” thôi. Cũng tùy người có khi thuật ngữ mà tôi dùng hơi khó hiểu, hoặc có thể làm họ khó chịu. Tuy nhiên quyển sách này là một quyển trong bộ sách “Kinh Doanh Tân Thư” của tôi. Có thể các bạn học sinh, các bà nội trợ hoặc các vị đã thảnh thơi về hưu rồi cũng đọc, nhưng tôi đoán đọc giả chủ yếu của nó là các nhà kinh doanh còn đang làm việc. Và  trong số họ tôi cũng đoán phần đông ở độ tuổi khoảng bốn mươi trở xuống.

Sách chủ yếu dành cho đối tượng này nên tôi sử dụng những từ Katakana ở chừng mực họ thường gặp và sử dụng trong nghiệp vụ thông thường. Nếu sách này dành cho học sinh cấp hai hay là người cao tuổi thì tôi lại viết cách khác.

Tôi nói “tùy lúc tùy nơi” là theo ý nghĩa đó.

 

50.   (2)  THUẬT NGỮ KATAKANA KHÔNG DÙNG VỚI NGƯỜI NGOÀI CÔNG TY

Điều tôi viết ở phần trước nếu rơi vào trường hợp các nhà kinh doanh tôi nghĩ cũng giống vậy. Nếu có những thuật ngữ Katakana thường được sử dụng trong công ty thì cứ để vậy mà xài có lẽ không trở ngại gì.

-         Content  (nội dung)

-         Compliance (tuân thủ, phục tùng)

-         Seeds (hạt giống)

-         Synergy (hợp lực)

-         Risk management (quản lý rủi ro)  …

Những thuật ngữ này thường được sử dụng, nên nếu tất cả cùng nhau hiểu thì không ảnh hưởng gì.

Nhưng vấn đề là sử dụng những thuật ngữ Katakana này cả khi giao tiếp với người bên ngoài, và lại xem đó như là một chuyện tất nhiên thì điều này không thể khuyến khích được.

Ví dụ, bạn với tư cách là nhân viên của một siêu thị được khách hàng yêu cầu như thế này.

-         Lối đi này hơi hẹp nên có vẻ nguy hiểm, có thể nới rộng ra một chút được không ?

Lúc đó nếu bạn trả lời :

-         Thưa quý khách cửa hàng chúng tôi có quy định phải compliance khách hàng, và chúng tôi chịu trách nhiệm risk management, nên xin quý khách cứ yên tâm.

… rất có thể khách không hiểu bạn nói gì, có khi bạn bị cho là khùng hoặc họ sẽ nổi giận cũng không chừng.

Ví dụ này có vẻ hơi cực đoan, nhưng những từ Katakana bạn sử dụng thường ngày trong công việc thì không hẳn là cứ thế sử dụng đối với xã hội bên ngoài. Những từ có tính cách hơi chuyên môn, về nguyên tắc không nên sử dụng với những người bên ngoài công ty hay ngoài bộ phận của mình.

Không chỉ với những từ Katakana mà ngay cả những từ chuyên môn nghiệp vụ cũng vậy.

Song cho dù là từ ngữ dùng trong công ty hay trong bộ phận của mình đi nữa, nhưng những cách nói như

-         Đã development risk management coaching program để compliance…

Quả thật không còn là tiếng Nhật nữa rồi, tất nhiên tôi không chỉ nói việc chêm từ tiếng Anh thôi mà chêm tiếng của nước nào cũng vậy.

Đây là cách diễn đạt quá tự tin, nhưng bất ngờ là nhà kinh doanh có kiểu nói chuyện như thế lại nhiều.

Vậy thì tại sao từ Katakana lại được sử dụng tràn lan như vậy ? Có thể thấy nhiều nguyên nhân như ảnh hưởng của Mỹ trong giới kinh doanh, hoặc do mặc cảm tự ty đối với Âu Mỹ của người Nhật, nhưng nguyên nhân chủ yếu tôi nghĩ nằm ở mặt tiện lợi khi dùng nó.

Vì nếu sử dụng nó tạo cảm giác như mình cũng hiểu hiểu, sành điệu, và có thể tạo ấn tượng trí thức với đối tác. Nhưng nếu bị hỏi ngược lại ý nghĩa của nó là gì thì thật bất ngờ là có khi bí câu trả lời.

Ví dụ, ý nghĩa của câu “development risk management coaching program để compliance” thì e rằng chính đương sự phát biểu câu này cũng hiểu một cách mơ hồ luôn. Người nghe trong phút chốc có thể nghĩ là mình được nghe một câu gì cao siêu lắm, nhưng nếu nghe kỹ (hoặc hỏi kỹ) thì thấy chẳng hiểu gì lắm. Vậy là cuộc giao tiếp bất thành, đối tác ngơ ngác và có thể còn khó chịu nữa.

Những người thường ngày hay dùng từ Katakana nên ý thức điều đó và nên quyết tâm không dùng từ Katakana nữa, cố thay thế bằng từ quốc ngữ hay Hán tự có lẽ sẽ tốt hơn.

Ví dụ như người hay dùng từ “content” sẽ không dùng “content” nữa mà thử nói hay viết ra những điều muốn truyền đạt.

Làm như vậy có khi bạn sẽ thấy rằng tìm mãi mà không ra từ thích hợp với nó. Lúc đó mới nhận ra sự thật ta chưa hiểu đích xác từ “content” này, và đồng thời đó cũng là lúc ta phải đào sâu suy nghĩ để hiểu rõ nó hơn. Phải dùng từ “nội dung” hay là “mục lục” hay là “chương trình” ? vì muốn diễn tả nó bằng tiếng Nhật nên có thể sẽ bắt đầu phát sinh một cuộc tranh luận nghiêm túc.

Việc sử dụng từ Katakana nên giới hạn trong phạm vi các đối tác thông hiểu mình, và đó là điều tối thiểu ta nên giữ. Đồng thời cố thử thay từ Katakana bằng từ ngữ khác.

Nhờ vậy có thể hiểu sâu hơn các sự kiện liên quan đến sự việc đó hay từ ngữ đó.

 

51.   (3)  NHỮNG CHIÊU NHƯ “TÍNH …”  “MỘT CÁCH …”

Những từ thiếu hình dung cụ thể hay khó hiểu không hẳn chỉ là những từ Katakana. Những từ diễn tả “tính …” hay  “một cách …” thì có lợi nhưng ngược lại cũng là những từ có vẻ lấp lửng, mập mờ.

Ví dụ với từ “tính tiện lợi”, khách hàng được nói như vầy.

Sản phẩm mới của công ty chúng tôi có tính tiện lợi cao hơn các sản phẩm từ trước đến giờ. Nên chúng tôi tin chắc rằng tác nghiệp của quý công ty sẽ được cải tiến hơn nhờ sản phẩm mới này.

Dù nói thế nhưng “tính tiện lợi” hơn đó là gì thì hoàn toàn không hiểu. Nếu nói

Nhờ sử dụng mặt hàng mới này của công ty chúng tôi mà tốc độ nghiệp vụ của quý công ty sẽ nhanh hơn và tác nghiệp ở các công đoạn sẽ nhẹ nhàng hơn sử dụng các sản phẩm từ trước giờ.

Như vậy sẽ cụ thể hẳn lên.

Từ “tính tiện lợi” thì tiện lợi thật, nhưng do dùng từ này lại xảy ra tình huống không truyền đạt được sự việc một cách cụ thể. Có khi người sử dụng từ này không nghĩ là mình đã mắc phải thiếu sót đó. Cũng nên biết khi sử dụng các từ ngữ hợp lý rồi thì e rằng người sử dụng nó sẽ thôi không suy nghĩ từ khác thêm nữa.

Rất nhiều hoặc là một số từ “tính …” hay  “một cách…” có tính chất đó.

-         Tính sáng tạo

-         Tính tất yếu

-         Tính sản xuất

-         Tính năng suất

-         Tính tuyệt đối

-         Tính chính trị …

Những từ mà mình thường dùng hàng ngày nếu thử một lần tìm hiểu sẽ thấy không ít trường hợp mập mờ, lấp lửng không hiểu rõ ý nghĩa lắm.

Như ta thử một lần suy nghĩ câu ”nâng cao tính sản xuất của nhà máy” cụ thể là gì, thử đào sâu suy nghĩ xem câu “tổ chức một cách hiệu quả” là làm cái gì. Như câu “về mặt chính trị thì đúng” vậy ta lại nghĩ thử trường hợp nào là không đúng.

Bây giờ tôi dùng từ “một cách cụ thể”, từ này cũng có “một cách”, nhưng lại không có gì là biểu hiện mập mờ cả. “Một cách phổ biến” hay “tính khả năng” cũng vậy, cho dù là dùng đúng với ý nghĩa đó nó cũng không mang tính phủ định từ “tính”  hay từ “một cách” ấy.

Sử dụng “tính sáng tạo”, tính tất yếu”, “tính hiệu quả”, “tính tuyệt đối”, và những cái “tính …” khác đều được, nhưng khi đó ta nên ngẫm nghĩ lại ý nghĩa của từng từ mà mình sử dụng.

Đồng thời cũng cần giải thích một cách cụ thể nội dung của nó đối với đối tác.

Ví dụ như trong trường hợp “tính tiện lợi” nêu ra lúc nảy. Các bạn hãy thử nói hoặc là viết như sau.

Sản phẩm mới này của công ty chúng tôi có tính tiện lợi cao hơn đáng kể so với các sản phẩm từ trước đến nay. Về tính tiện lợi của nó thì đầu tiên là …, kế đến …, và thứ ba là … Chúng tôi tin rằng nghiệp vụ của công ty quý vị sẽ được cải thiện hẳn lên nhờ sản phẩm mới này…

Chắc chắn nhờ vậy mà đối tác hiểu sâu hơn, và ý đồ của bạn được truyền đạt đầy đủ rõ ràng.

52.   (4)  DIỄN TẢ BẰNG HÁN TỰ VÀ SỬ DỤNG THÀNH NGỮ BỐN CHỮ HÁN

Chúng ta hãy thử tiếp xúc với cách diễn tả bằng Hán tự và sử dụng thành ngữ bốn chữ Hán nhé. Cái này tôi cũng nghĩ là nên tùy lúc tùy nơi mà sử dụng.

Nếu đối tác là người lớn tuổi khi nói chuyện hay viết văn bản thỉnh thoảng ta xen vào cũng không sao, ngược lại có khi nhờ vậy mà còn tạo ấn tượng tốt nữa.

Nhưng đáng tiếc là đối với giới trẻ khi diễn tả bằng Hán tự hay thành ngữ bốn chữ Hán dường như họ không hiểu mấy.

Thời tôi làm ở chương trình “TUẦN SAN TIN TỨC TRẺ EM” khi bàn bạc công việc với các nhân viên trẻ mà dùng Hán tự hay thành ngữ bốn chữ Hán, thường thì họ chẳng hiểu mô tê gì cả.

Ví dụ như từ trước giờ mỗi khi có những kế hoạch được đưa ra thì tôi hay nói “mấy chuyện đó thì can ngưu sung đống” ⁽¹⁾, các em chẳng hiểu gì cả. Khi tôi nói “cái phần đó như cửu ngưu nhất mao”⁽²⁾, trong đầu họ không hình dung được chữ Hán đó nên không hiểu ý nghĩa của nó. Do đó tùy theo tuổi của đối tác mà sử dụng từ cho thích hợp.

(Chú thích của người dịch : (1) can ngưu sung đống có nghĩa là rất nhiều sách vở đến mức con bò phải toát mồ hôi khi chở số sách đó vào kho, nên ý nghĩa là nhiều vô số kể. (2) cửu ngưu nhất mao có nghĩa là chỉ có một sợi lông trong toàn bộ số lông của chín con trâu, ý nghĩa giống như hạt cát trên sa mạc)

Thế nhưng nếu nói về nguyên tắc thì nên hạn chế sử dụng từ chữ Hán và cụm thành ngữ bốn chữ Hán. Và cũng giống với từ Katakana nếu dùng nhiều quá sẽ làm người ta khó hiểu, và không truyền đạt trọn vẹn ý nghĩ của mình đến đối tác.

Ví dụ như phát biểu sau đây

-         Về dự án này tôi cũng không có ý cách ngoa tao dưỡng⁽¹⁾ như quý vị đã đồng âm dị khẩu⁽²⁾. Tôi nghĩ vấn đề này không thể giải quyết một sáng một chiều được, nhưng cũng không để thời gian làm ý khí tiêu trầm⁽³⁾. Loại bỏ những không lý không luận⁽⁴⁾, tôi muốn hình thành một sách lược khởi tử hồi sinh⁽⁵⁾, và phải đạt được thành quả thực tế. Để được như vậy chúng ta phải phân cốt túy thân⁽⁶⁾. Tuy tôi tàn học phi tài⁽⁷⁾ nhưng mong được các vị hợp tác sất trá khích lệ⁽⁸⁾, tôi kỳ vọng tất cả sẽ quyển thổ trùng lai.

Ôi một câu phát biểu nặng nề làm sao.

Phía người nghe cũng chán nản mệt mỏi, y như đang trải qua bài thi chữ Hán vậy. Họ cảm thấy bất an phải chi nói những từ ngữ thông thường hơn một chút thì hay biết mấy.

Xin hãy xem việc dùng từ chữ Hán và các cụm thành ngữ bốn chữ Hán cơ bản là để tăng thêm gia vị, thỉnh thoảng ta xen vào có thể sẽ tạo hưng phấn và gây chú ý với đối tác. Với ý nghĩa đó có thể  nói nó có vai trò như một loại gia vị.

(Chú thích của người dịch: (1) cách ngoa tao dưỡng nghĩa đen là gãi chân bên ngoài giày, nghĩa bóng là làm qua loa, không đi vào trọng tâm. (2) dị  khẩu đồng âm nghĩa là mọi người đều đồng lòng. (3) Ý khí tiêu trầm nghĩa là mất nhuệ khí. (4) Không lý không luận nghĩa là lý thuyết suông. (5) Khởi tử hồi sinh nghĩa là làm cho người sắp chết sống lại nghĩa bóng là diệu kỳ. (6) Phân cốt túy thân nghĩa là tan xương nát thịt. (7) Tàn học phi tài nghĩa là tài hèn sức mọn. (8) Sất trá khích lệ nghĩa là cổ vũ động viên. (8) Quyển thổ trùng lai nghĩa là tập họp sức mạnh cho một cuộc tấn công mới.)

 

53.  (5)  HÃY VIẾT ĐƠN GIẢN NHỮNG CHUYỆN KHÓ NÓI HAY KHÓ VIẾT

Khi tập huấn làm ký giả tôi được dạy rằng “Hãy viết bản tin sao cho học sinh cấp hai cũng hiểu”. Và các ký giả mới vào nghề đều được dạy như vậy.

Nhưng thực tế thì đầy rẫy các bản tin không đạt được yêu cầu đó.

-         Vì viết cho khó hiểu thì dễ chứ viết cho dễ hiểu thì không dễ chút nào.

Những chuyện khó khăn khó viết, cứ thể hiện theo kiểu khó khăn như thế thật là đơn giản. Như việc “Giải thích về ngân hàng Nhật Bản” mà tôi đã giới thiệu ở chương 1, nếu cứ giải thích theo như ghi trong sách giáo khoa là được rồi, và đọc sách giáo khoa hay thuộc những điều viết trong đó cũng đủ rồi.

Nhưng trong trường hợp này, thường là vì người nói hay viết đó thật sự không hiểu hết ý nghĩa của nó. Vì  không hiểu cho nên không thể nào đơn giản hóa nó được. Người ta cứ nghĩ nếu viết (hay nói) những chuyện khó hiểu thì cứ cố viết (hay nói) cho thật hấp dẫn vào là được, đó là một suy nghĩ hết sức sai lầm. Chính những điều khó hiểu mà ta viết (hay nói) cho đơn giản dễ hiểu rất là khó, đòi hỏi năng lực rất cao. Diễn giải vấn đề khó hiểu cho đơn giản dễ hiểu, nội dung cũng có chất lượng cao sẽ không lo bài viết đó bị mờ nhạt.

Làm cho đơn giản dễ hiểu một vấn đề chính là vì ta hiểu sâu vấn đề đó. Nắm chắc bản chất của vấn đề mới có thể chuyển tải thành những câu từ đơn giản hơn, và đối với đối tác ta cũng có thể dễ ứng phó.

-         Chuyện đơn giản thì hãy làm cho nó đơn giản – chuyện phức tạp cũng hãy làm cho nó đơn giản.

Đó là điều cơ bản khi muốn truyền đạt một vấn đề gì.

 

54.  (6)  HÃY ĐỨNG VÀO CƯƠNG VỊ CỦA ĐỐI TÁC ĐỂ TRUYỀN ĐẠT

Chỉ thay chủ ngữ để nói chuyện thôi, ấn tượng mà đối tác nhận được khá là khác rồi.

Xin các bạn hãy suy nghĩ trường hợp như sau nhé.

Hãy giả sử như lúc phát thanh viên đọc tin tức trên truyền hình.

A – Công ty đường sắt H đã quyết định tăng giá vé.

B – Kính thưa quý vị khán giả, giá vé của công ty đường sắt H sẽ tăng.

Bạn thấy sao ? nội dung truyền đạt là hoàn toàn như nhau nhưng ấn tượng nhận được khá khác nhau.

Trọng điểm của A là nằm ở công ty đường sắt H. Lấy công ty đường sắt H làm chủ ngữ là họ muốn truyền đạt chuyện công ty đường sắt H muốn nói. Có thể nói họ phát ngôn thay cho công ty đường sắt H. Như vậy không ảnh hưởng đến tâm lý khán giả.

Còn B thì sao ?

Do nói rằng “Giá vé tăng lên” nên ngầm có thông điệp gì đó sẽ truyền đến khán giả mạnh hơn A. Nói “gì đó” ở đây là ví dụ như chuyện nên tính xem phải làm sao vì gánh nặng ngân sách gia đình sẽ tăng, hoặc nên chú ý kỳ này mua vé tháng sẽ mắc hơn trước giờ v.v…

Với từ gọi là “Kính thưa quý vị khán giả”, họ mong được khán giả quan tâm và làm cho khán giả cảm thấy gần gủi hơn.

Khi nghĩ được như vậy sẽ nhận ra rằng B có thể truyền đạt thông tin đến khán giả một cách mạnh mẽ và trọn vẹn hơn.

Ví dụ khi truyền đạt thông tin tiền bảo hiểm lương hưu quốc dân tăng cũng vậy.

A – Tiền bảo hiểm lương hưu quốc dân tăng từ 13.860 yên lên 14.140 yên một tháng.

B – Cục bảo hiểm xã hội quyết định tăng tiền bảo hiểm lương hưu quốc dân từ 13.860 yên lên 14.140 yên một tháng.

C – Kính thưa quý khán giả đang đóng bảo hiểm lương hưu quốc dân, số tiền đóng hàng tháng của quý vị sẽ tăng lên hai trăm tám mươi yên.

Trong các trường hợp vừa nêu thì phải chăng trường hợp C là truyền đạt tốt nhất đến khán giả ?.

Những ví dụ trên là những thông tin không vui, trường hợp truyền đạt những thông tin vui cũng vậy.

-         Công ty JR Tokai đã quyết định tăng cường số chuyến tàu Nozomi.

Thì không hay bằng

-         Quý vị đi tàu cao tốc Tokai lưu ý, số chuyến tàu Nozomi sẽ được tăng nhiều hơn trước.

Như vậy sẽ lôi kéo sự lưu tâm của khán giả hơn…

Điều quan trọng là phải đặt mình vào cương vị của đối tác để nói hay viết, tất nhiên không chỉ ở việc truyền đạt thông tin. Và tất nhiên nhà kinh doanh phải vận dụng khéo léo cả khi muốn truyền đạt một điều gì đó cho khách hàng.

Ví dụ nếu chỉ nói

-         Công ty chúng tôi đang phát triển một mặt hàng mới mang tính đột phá.

Chỉ làm cho đối tác cảm thấy như mình bị bắt phải nghe một câu chuyện mang tính khoe khoang, không làm họ thán phục.

-         Nếu quý vị sử dụng sản phẩm công ty chúng tôi mới triển khai thì công ty quý vị sẽ được lợi ở điểm …

Hoặc  – Công ty chúng tôi đang triển khai một sản phẩm mới rất thuận lợi cho quý công ty ở điểm…

Thì mới có thể gợi sự chú ý của khách hàng đối với thương phẩm đó.

 

55.  (7)   MINH HỌA NÓI CHO CÙNG CHỈ LÀ THỦ ĐOẠN

Vài năm nay việc minh họa rất thịnh hành trong giới kinh doanh. Đặc biệt là từ khi Power Point trong máy vi tính bắt đầu được sử dụng rộng rãi.

Power Point chắc chắn là tiện lợi rồi, nhưng tôi thấy dường như nhiều người coi bản thân việc làm Power Point là mục đích.

Tốn rất nhiều thời gian làm các tư liệu giới thiệu bằng Power Point, hoặc tốn rất nhiều thời gian để cho xem tư  liệu bằng Power Point.

Cả phía cho xem lẫn phía được xem đều hết sức là lãng phí, lãng phí thời gian quý báu.

Bạn nên biết việc minh họa nói cho cùng chỉ là một thủ đoạn, không phải là mục đích.

Vậy là thủ đoạn như thế nào ?  thứ nhất hổ trợ khi mình muốn lý giải một điều gì. Lý giải trong trường hợp phải đối mặt với một vấn đề khó mà đọc trên sách vở hay nghe qua người khác cũng không hiểu.

Nhờ nó mà có khi xua tan những khó khăn, nan giải và bắt đầu có thể hiểu ra vần đề. Hoặc khi tháo gở những vấn đề phức tạp mắc míu thì việc minh họa sẽ hổ trợ đắc lực. Trong trường hợp đó vẽ tay lên giấy cũng được, mà cách làm đó không chừng còn giúp người xem hiểu nhanh và sâu hơn.

Thủ đoạn thứ hai là nhờ minh họa có khi nổi lên được ý tưởng kế hoạch. Tư tưởng không chỉ đi liền với văn tự  mà nhờ kết nối với minh họa có thể sẽ dẫn đến các ý tưởng.

Thứ ba là minh họa như một thủ đoạn truyền đạt truyền đạt cho người khác, trong trường hợp này Power Point có khi lại là một vũ khí lợi hại.

Thế nhưng chúng ta không được hài lòng vì mình đã làm một sơ đồ đẹp bắt mắt, mà sử dụng sơ đồ đó để giới thiệu như thế nào mới là điều quan trọng hơn.

 

56.  (8)  DÙNG CÁC DẤU MŨI TÊN

Việc minh họa hiện rất thịnh hành, nhưng không ít những minh họa khó hiểu. Điều tôi đặt biệt cảm nhận được là cách sử dụng các mũi tên có vẻ mơ hồ. Mũi tên mang nhiều ý nghĩa như

-         Mũi tên có ý nghĩa trải qua thời gian

-         Mũi tên thể hiện dòng lý luận

-         Mũi tên giải thích mối quan hệ nhân quả

-         …

Và cũng  có  mũi tên chỉ đơn giản là phát họa

Không phân loại mà sử dụng lẫn lộn người xem sẽ thấy khó hiểu.

Khi dùng mũi tên điều quan trọng là cần phải ý thức xem mũi tên đó  hàm ý gì.

Ví dụ nếu dùng mũi tên                 để thể hiện đây là dòng thời gian trôi qua thì trong ngữ cảnh khác dòng thời gian ta cũng dùng mũi tên này,  phía người xem sẽ dễ hiểu. Cụ thể như

Thời đại Edo             Nổi loạn cuối thời Mạc Phủ và Minh Trị Duy Tân               Thành lập quốc gia Minh Trị

Kinh tế bong bóng                  mất 10 năm

Nếu sử dụng mũi tên             giải thích mối quan hệ nhân quả thì trong trường hợp khác cũng nên dùng mũi tên đó để giải thích mối quan hệ nhân quả.

Thời đại Edo hòa bình kéo dài            phát triển và hoàn thiện nền văn hóa

Nới lỏng quy chế              nâng cao năng lực cạnh tranh

Nhờ phân biệt sử dụng các mũi tên như  vậy người xem sẽ cảm thấy dễ hiểu với những minh họa khác.

Đồng thời cũng có thêm một giá trị nữa, đó là giúp những người làm minh họa hiểu sâu hơn.

Ví dụ “kinh tế bong bóng” với “mất 10 năm”, “nới lỏng quy chế” với “nâng cao năng lực cạnh tranh”, nếu các mối quan hệ này được thể hiện cùng một mũi tên như

Kinh tế bong bóng             mất 10 năm

Nới lỏng quy chế               nâng cao năng lực cạnh tranh

Thì có thể trong lúc này trong đầu của người làm minh họa chưa được chỉnh lý về mối quan hệ trước sau của từng mũi tên. Nếu họ hiểu những mũi tên này bao hàm ý nghĩa khác nhau thì chắc chắn họ sẽ dùng các mũi tên khác loại rồi.

Cũng như vậy, trong khi nhận thức ý nghĩa của mũi tên dùng minh họa thì bản thân người dùng sơ đồ để giải thích cũng sẽ hiểu thấu đáo hơn.

Đôi khi tôi thấy có các thiết kế, hay minh họa vẻ mũi tên từ dưới lên, nhưng tôi không khuyến khích điều đó lắm. Vì con người trong lúc vô thức cảm nhận sự việc theo xu hướng từ trên xuống, nên nếu triển khai lý luận theo hướng từ dưới lên có thể làm cho người xem khó chịu và thấy rối rắm.

Thay vì mũi tên được dùng quá nhiều trong minh họa thì ta lại nghĩ ra nhiều cách khác đơn giản hơn, như  đề ra một chuẩn mực nào đó để sử dụng, chắc chắn sự hiểu biết của mình càng sâu, và phía người tiếp nhận nó cũng cảm thấy dễ hiểu hơn.

 

57.  (9)  HẠN CHẾ TỐI ĐA CHỮ VIẾT TRONG SƠ ĐỒ

Các chương trình tin tức truyền hình yêu cầu phải truyền đạt dễ hiểu, để làm được điều đó biểu đồ là rất có ích.

Ví dụ chương trình “Thử làm cho biết” (Tameshite Gatten) của đài NHK rất hay dùng sơ đồ, biểu đồ, bảng biểu. Quý vị nào đã xem chương trình này rồi chắc cũng thấy trong các bảng biểu đó hầu như không có chữ. Đó là công lao của các nhân viên đã cố hết sức giới hạn dùng chữ viết.

Truyền hình khác với tạp chí và sách, trong khoảng thời gian hạn hẹp, phải làm cho người xem hiểu nội dung của nó. Những chữ nhỏ li ti ghi trên biểu đồ hay những đoạn văn dài chiếu lên màn hình sẽ làm người xem cảm thấy mệt mỏi. Nhiều người xem truyền hình để thư giản nên đương nhiên là phải thế thối.

Nhân viên đài truyền hình đã dốc công để làm sao biểu đồ càng ít chữ càng tốt. Ngược lại, với các biểu đồ đăng trên sách hay tạp chí bạn sẽ có ấn tượng là khá nhiều chữ. Đối với những người trong giới xuất bản, họ là người chỉ đọc không thôi nên chắc chỉ có họ là muốn đưa chữ vào trong biểu đồ.

Thế nhưng, chỉ cần nhìn qua có thể hiểu ngay vấn đề đó mới là điểm ưu điểm của biểu đồ. Nếu cần những đoạn văn dài chú thích thêm thì làm biểu đồ để làm gì ?

Xin hãy nhìn biểu đồ sau.

Đây là biểu đồ đăng trên nguyệt san THE 21 (của phòng nghiên cứu PHP) kỳ tháng 2 năm 2007 – một tạp chí dành cho các doanh nhân. Bên cạnh biểu đồ có đăng bài phỏng vấn.

Biểu đồ này có tính cách tóm tắt các điểm chính của bài phỏng vấn.

Tôi nghĩ biểu đồ này hoàn thành khá tốt nhưng có điểm cần sửa, đó là văn quá dài

Những chỗ như  “nhà doanh nghiệp nên làm” “Kết cuộc điều đó có lợi cho khách hàng hay không ?” “Nếu không thì cho dù là yêu cầu của khách cũng phải từ chối” quá dài.

Chỗ này nếu chỉ viết “nếu vì khách hàng thì cho dù là yêu cầu thích đáng của khách cũng từ chối” là đủ rồi, hoặc là ngắn hơn nữa “từ chối không làm là vì khách hàng” là được rồi.

Câu văn trong vòng tròn cũng dài

“Nếu chúng tôi làm việc này thì không phải là vì khách hàng (quan hệ bình đẳng với khách hàng)” viết đến hai dòng. Dòng chữ trong vòng tròn theo nguyên tắc chi một mà thôi.

Ở đây chỉ cần viết “điều đó không phải là vì khách hàng” là đủ rồi.

Tôi cũng muốn nêu lên điểm hay

Thứ nhất là đã có công phân chia rõ ràng “Nhà doanh nghiệp nên làm” và “Nhà doanh nghiệp không nên làm” chỉ nhìn qua là phân biệt được.

Thứ hai là cho minh họa hình ảnh, minh họa đó thể hiện rõ đặc trưng tính cách của từng doanh nghiệp.

Thứ ba nếu nhìn ô ghi lời sẽ hiểu ngay đặc trưng của “Nhà doanh nghiệp nên làm” và “Nhà doanh nghiệp không nên làm”. Người đọc nhờ hình ảnh minh họa và ô chữ  nầy sẽ có cảm giác lôi cuốn.

Với biểu đồ này, vì có kèm bài phỏng vấn nên nó lại càng đóng vai trò chủ đạo trên mặt báo. Biểu đồ có vai trò hổ trợ cho bài phỏng vấn đó nên chỉ cần vẽ khái niệm của bài phỏng vấn là đủ. Nếu chèn vô nhiều yếu tố nó sẽ trùng lắp với bài ký sự tạo cảm giác nhàm chán.