CHƯƠNG 5

NÂNG CAO NĂNG LỰC VIẾT VĂN

 

41.  (1)  HÃY ĐÀO TẠO THÊM MỘT CHÍNH MÌNH

Trường hợp truyền đạt cho ai một sự việc gì đừng bao giờ tự thỏa mãn với chính mình. Để được như vậy ta nên tạo ra thêm một con người nữa của chính mình.

Ví dụ thử viết ra một kế hoạch hay một ý tưởng do mình tự nghĩ ra. Lúc đó, nếu thấy “Sao viết hoài không được vậy kìa” cũng chưa thể nói là đã có “thêm một chính mình” được. Vì người viết, người xem lại đều là mình cả.

-  Nếu có thêm một chính mình nữa thì người ấy sẽ nghĩ thế nào ?

Có thể người ấy sẽ nhận ra rằng

-  Nói về chuyện này thì nó đã phổ biến cách nay ba năm rồi mà.

Hoặc phải ngẫm nghĩ lại

-  Vậy còn cái này có thật sự hấp dẫn không nhỉ ?

Và nếu thấy rõ được

-  Lý thuyết không nhất quán với thực hành.

-  Văn chương khó hiểu quá.

-  Có nhiều lỗi chính tả quá.

Đó chính là một con người nữa của mình cứ soi mói lấy mình.

-  Ôi ! cái này mà hấp dẫn thật ư ?

-  Cái này chẳng có gì mới mẻ cả.

-  Bản kế hoạch sao mà khó hiểu thế.  Cái này nội dung có hay đi nữa sếp cũng không muốn đọc.

-  …

Ôi ! thế thì có chỗ vẫn cần phải sửa lại mà.

Như vậy, nhờ có thêm một người nữa trong ta nên ta có thể tự nghiêm khắc chính mình (tôi gọi đó là động não).

Tự mình nghiêm khắc với mình hiệu quả không chỉ cho việc viết mà cho cả khi nói chuyện.

Ví dụ khi phát biểu ở hội nghị mình nghĩ  “Chắc lại bị phản ứng nữa đây”

Chỉ cần để ý điều đó có thể nói là đã có một con người nữa trong ta rồi, thế nhưng vẫn chưa đủ. Để đạt đến mức đủ ta cần tiến thêm một bước nữa.

-  Mức độ này mà nói thì có phải là chưa truyền đạt được mấy ? Tệ quá ! Tệ quá ! Phải giải thích từ một khía cạnh khác thôi.

Nếu nghĩ được đến như vậy, và biến nó thành hiện thực thì có thể nói là một cái tôi nữa trong mình đã thực sự khuấy động lên rồi.

-  Ôi ! khó quá ! Người vụng về như mình mà có thể làm được ư ? Không thể nào làm được với một người tẻ nhạt như mình.

Sẽ có người nghĩ như thế, nhưng thực ra điều này đơn giản đến bất ngờ. Vì một khi đã trở thành thói quen rồi, nó không khó như mình nghĩ.

Khi viết hay khi nói, một chút thôi cũng được hãy lưu ý đến “một con người nữa trong mình” để rồi con người đó sẽ hạch sách lấy mình.

Có như thế khả năng truyền đạt của bạn sẽ chắc chắn tiến bộ.

 

42.   (2)  IN RA ĐỌC LẠI

Khi gửi thư chắc các bạn đều đọc lại sau khi viết rồi mới gửi đi phải không ?

Trường hợp gửi bạn thân thì nghĩ sao viết vậy, rồi để nguyên như thế gửi đi cũng chẳng sao.

Thế nhưng khi gửi thư cho đối tác làm ăn hay khách hàng mà như vậy rất nguy hiểm.

Nếu là bản kế hoạch và bản báo cáo trình cấp trên trong nội bộ công ty, ít nhất cũng nên xem lại một lần trước khi trình ra.

Tôi nghĩ sẽ có nhiều người thấy được hiệu quả của việc xem lại này, nó giúp ta nhận ra những thiếu sót mà khi viết ta không để ý.

-  Sẽ nhận ra sai lỗi chính tả, sót chữ.

-  Nhận ra được trình bày chưa tốt, ấu trỉ, những điểm vấn đề chưa giải quyết được.

-  Nhận ra được lý luận trình bày chưa đủ sức thuyết phục.

Vân vân …sẽ nhận ra được rất nhiều điều.

Ngày nay công việc “viết” được thay bằng công việc “đánh”.  Trong công việc hàng ngày thì gửi thư cũng phải dùng máy vi tính, nên việc xem lại bài văn đã viết trong đa phần các trường hợp là trên màn hình vi tính. Nhưng chỉ với tác nghiệp xem lại này thôi vẫn chưa đủ. Xem lại trên màn hình vi tính những văn bản đã viết vẫn chưa đủ vì chưa đào tạo thêm một cái tôi nữa trong mình.

Dù đọc lại hai ba lần trên màn hình rồi vẫn phải in ra giấy đọc nữa, nhiều khi vẫn còn sai những lỗi rất đơn giản. Vì đọc lại trên màn hình thì vẫn là mình – người đã viết, còn khi in ra giấy đọc lại thì lúc đó là vai trò người đọc, tức là vai trò người thứ ba.

Các bạn hãy thử in ra đọc lại những lá thư mà bạn gửi từ trước giờ xem, tôi nghĩ là bạn sẽ nhận ra được nhiều điều lắm đấy.

-  Mình viết sai chính tả đến thế nầy ư !

Hoặc là

-  Cái này nói gì vậy ? Bộ mình viết nó thật sao !?

Đến giờ mới nhận ra, và có khi tự nhiên mình thấy xấu hổ cũng không chừng.

Xem lại bài hãy cố gắng in ra để xem. Đặc biệt những bản báo cáo hay các đề án quan trọng muốn cho chỉnh chu tôi khuyên bạn nên làm như thế.

 

43.  (3)   HÃY CHO NGỦ YÊN MỘT THỜI GIAN RỒI XEM LẠI

Xem lại bài đã viết thì nên in ra để xem, và nếu được sau khi viết xong nên cho nó “ngủ yên” một  thời gian càng tốt.

Thời gian “ngủ yên” này nếu là những tác phẩm dài thì khoảng một tuần.

Có dịp giở ra xem lại những gì mình đã viết. Lúc đó sẽ thấy những cái thiếu sót mà mình không nhận ra ngay sau khi viết xong.

Không phải khi sách được xuất bản thì nó là quyển sách giống y nguyên như bản thảo mà tác giả đã viết ban đầu. Bản thảo viết xong đem in thử. Bản in thử này không ảnh hưởng đến hình thức của quyển sách nhưng bố cục văn chương nó gần giống với quyển sách sau cùng.

Tác giả từ khi trao bản thảo cho ban biên tập của nhà xuất bản cho đến khi bản in thử hoàn thành, thông thường mất từ vài ngày cho đến khoảng hai tuần. Trong thời gian đó tác giả làm công việc khác, quên đi chuyện bản thảo.

Sau vài ngày khi nhận được bản in thử từ nhà biên tập, lúc đó thường họ sẽ nhận ra sai sót về lỗi chính tả, bất hợp lý trong triển khai lý luận và những cái bất cập khác mà khi viết bản thảo đó họ chưa nhận ra. Đấy cũng là một hiệu quả của việc cho nó “ngủ yên”.

Dù nói thế nhưng trong công việc bận rộn hàng ngày, rất nhiều nhà kinh doanh không thể thong thả như thế được. Thế nhưng nếu khéo sắp xếp công việc, chắc chắn có thể thực hiện được trong chừng mực nào đó.

Ví dụ trường hợp đề án phải trình vào ngày 20 tháng 6 mà ta vội vội vàng vàng hoàn thành bản đề án đó vào ngày 19 tháng 6 thì chắc chắn là không còn thời gian để xem lại.

Trường hợp này thường phải cho hoàn thành bản đề án khoảng 12 – 13 tây, để khoảng 18 – 19 tây ta xem lại.

Đó là kiểu làm lý tưởng nhất, nhưng đến thế mà vẫn không thể nào làm được thì ít ra bạn nên cho nó “ngủ yên” một đêm, bạn thấy sao ?

Nếu thời hạn là 20 thì cho đến ngày 19 trở về công ty là cơ bản đã hoàn thành. Sáng hôm sau, vào công ty xem xét lại, đính chính những lỗi sai, rồi trình lên để gửi cho đối tác giao dịch.

Làm như vậy chắc chắn có thể ngăn ngừa trước những lỗi đáng kể, đính chính những điểm bất cẩn.

Với những việc hệ trọng, tối thiểu bạn không nên tiếc thời gian và công sức để làm như thế.

 

44.  (4)   ĐỌC LỚN

Để tự mình khách quan xem những đoạn văn mình đã viết, đọc to đoạn văn cũng rất hiệu quả.

Trường hợp của tôi, để ra sách có khi tôi đọc lớn toàn bộ bản thảo mà tôi đã viết.

Nếu là sách lẻ một cuốn thôi, ước tính khoảng 300 trang mỗi trang khoảng 400 chữ. Xem mình như một phát thanh viên làm công việc nói chuyện trên đài truyền hình, đây quả là một việc vô cùng vất vả, thành thật mà nói là mệt vô cùng.

Tại sao lại phải làm đến mức như vậy ? Vì nó rất là hiệu quả !

Khi đọc lên trước tiên mình chú ý đến âm điệu.

Đọc lên thành tiếng có thể nhận ra những chỗ nghe không xuôi tai mà khi viết hoặc khi đọc thầm ta không để ý.

Nghe không êm tai thì người đọc cũng sẽ thấy khó hiểu. Thậm chí mạch văn có xuôi đi nữa có khi cũng không vào nổi trong đầu.

Đặc biệt đối với những bài văn dài dòng quanh co. Văn chương dài lê thê mà hoàn toàn không hiểu ý muốn nói cái gì, trong một câu văn không phải phủ định hai lần mà có khi phủ định đến những ba lần.

“Không hẳn là không có ý định đó” nhưng lại làm cho rắc rối lên thành “không muốn nói là không hẳn là không có ý định đó”, kết cuộc là “có ý định đó” hay  “không” mà lòng vòng cho khó hiểu.

Những nhà kinh doanh bình thường dù có đọc lại bài văn mình đã viết có lẽ cũng không đến mức độ như trường hợp phải đọc 300 trang bản thảo như tôi. Nhiều trường hợp chắc chỉ cở một trang giấy A4, nếu với mức độ này mà đọc to lên tôi nghĩ cũng không khổ cực gì.

Tôi không nói là mỗi lần, nhưng trong phạm vi có thể hãy thử đọc lớn bài văn mình đã viết. Nhưng khi ở nơi làm việc cũng hãy lưu ý đến người xung quanh một chút.

 

45.   (5)   NHỜ CẤP TRÊN VÀ ĐÀN ANH ĐỌC GIÚP

Trong chương này tôi đã khuyên là hãy có thêm một cái tôi nữa trong bản thân mình để mình với tư cách là người thứ ba xem lại bài viết của mình một cách khách quan.

Một điều cũng quan trọng nữa là nhờ ai khác đọc bài mình đã viết. Độc giả của quyển sách này có lẽ đa phần là các nhà doanh nghiệp, nên người đọc hộ thường là cấp trên, đàn anh hay đồng nghiệp.

-  Bằng con mắt của một người nữa trong mình đọc cho mình cũng cần đó, nhưng dù nói thế nào đi nữa cũng có cái không thể thoát ra khỏi cái vỏ của mình. Cái vỏ đó chính là cái tật, hoặc cái hạn chế của mình. Vì thế như  ngôn từ người ta hay nói là không thể thiếu “sự xét nét của người khác”

Bản thảo của các nhà văn, nhà bình luận không phải để nguyên từ đầu đến cuối như vậy mà in ra sách. Mà xen vào đó có nhà biên tập, họ chất vấn tác giả đủ thứ rồi góp ý này nọ. tùy trường hợp tùy biên tập có khi còn bị yêu cầu phải viết lại như :

-  Chỗ này tôi thấy khó hiểu.

-  Bài văn này chưa được mạch lạc.

Như vậy mới thấy ngay cả nhà văn chuyên nghiệp đôi khi cũng mắc phải nên các nhà kinh doanh không phải là người chuyên môn viết lách nếu không được ai tư vấn thì rõ ràng không thể viết được những bài văn mạch lạc, dễ hiểu được.

Trước tiên cần khiêm tốn với năng lực của mình, và có ý muốn học tập ở người khác, đây là yêu cầu cần thiết hơn bất cứ cái gì.

 

46.  (6)  NÓI CHUYỆN VỚI NGƯỜI KHÁC ĐỂ CHỈNH LÝ NỘI DUNG VIẾT

Không chỉ nhờ người ta đọc bài mình viết, mà cũng còn có cách là trước khi viết mình nói chuyện với đàn anh với đồng nghiệp để chỉnh sửa nội dung mà mình sắp viết.

Khi còn công tác ở bộ phận xã hội của NHK, có một ký giả đàn anh nọ đi lấy tư liệu về rồi thì

-  Chỗ mà hôm nay chỗ tôi đi lấy tư liệu có chuyện như thế này…

Hoặc là

-  Vấn đề đó cũng có thể giải quyết được, nhưng sự thực hình như không phải vậy nhỉ.

Anh ta hay bắt chuyện với nhóm ký giả xung quanh.

Lúc đó tôi nghĩ “Không nên tám hoài như thế lo mà viết bài nhanh lên”.

Thế nhưng thực sự người ấy vừa nói vừa quan sát phản ứng của mọi người xung quanh và tranh thủ chỉnh lý trong đầu những thông tin mà mình đã thu thập được trong ngày hôm đó, và suy nghĩ xem nên đúc kết bản tin của mình như thế nào.

Ví dụ tôi nói

-  Ồ chuyện này hấp dẫn à nha !

Thì trong lòng anh ta tự xác nhận lại.

-  Vậy sao ? cậu thấy chuyện này hấp dẫn thật à ?

Trường hợp người kinh doanh viết báo cáo cũng có thể vận dụng phương pháp này.

Trường hợp đi trò chuyện, quan sát để viết báo cáo cũng có thể gợi chuyện với đồng nghiệp hoặc các nhân viên làm việc bán thời gian “Có chuyện này …”

Lúc đó quan sát phản ứng xem họ quan tâm điểm nào, hoặc chán ngấy điểm nào.

Mình thì nghĩ là hấp dẫn nhưng có khi xung quanh chẳng ai thèm quan tâm, ngược lại sự việc mình nghĩ  không hấp dẫn mấy lại cũng chẳng quan trọng gì thế mà biết đâu người ta lại hứng thú.

Trong lúc trao đổi như thế, mình sắp xếp lại trong đầu và sẽ thấy nên viết như thế nào.

Tất nhiên nếu bạn hỏi thẳng là “Vấn đề này … thấy sao ? hấp dẫn không ?” thì cũng được, thế nhưng tôi nghĩ nên biết nội dung mình cần viết bằng cách nhìn phản ứng không có chủ tâm trước của họ trong khi trao đổi .

Thế nhưng khi bắt chuyện bạn phải lưu ý đừng để làm phiền mọi người xung quanh, đó là tính cách đương nhiên của một nhân viên công ty.

 

47.  (7)   VIẾT BLOG

Với ý nghĩa nhận được sự khích lệ từ người khác, thì blog cũng có thể trở thành một nguồn khích lệ.

Vì tiền đề của blog là viết để người ta đọc, nên trên cơ sở đó nó có ý nghĩa mang tính quyết định khác hẳn với nhật ký, và sổ ghi chép.

Nhật ký thường không phải viết để người khác đọc. Không muốn người khác đọc, không muốn bày tỏ với người khác hoặc chỉ muốn thố lộ nổi niềm riêng của mình để chỉ một mình biết là đủ rồi.

Sổ ghi chép là văn bản ghi nhớ cho khỏi quên, nên văn bản này cũng không phải viết cho người khác đọc ta viết ẩu cũng không sao, giống như nhật ký một mình ta hiểu là được rồi.

Nếu muốn nâng cao trình độ viết văn ta có thể viết nhật ký, viết sổ ghi chép cũng được còn hơn là chẳng viết gì. Song lỡ có ai để mắt tới, thì cũng không đến mức như trên blog là nơi phải chịu sự phê phán của mọi người.

Hơn nữa trên blog, có khi ai đó sẽ đưa ý kiến hay chất vấn đối với ý kiến và quan điểm mà bạn viết ra, và tùy trường hợp có khi bạn bị phản ứng “Nói cái gì chẳng hiểu !”.

Tôi từng đọc blog của nhiều người, trong số nhiều blog mà tôi không thể đọc được thì thỉnh thoảng cũng có những blog mà làm cho tôi cảm nhận được ý kiến rất sắc sảo.

Ngay cả trong blog của chỉ một người, mà nếu xem nhiều lần sẽ thấy được những lý lẽ ngày càng tinh tế, văn chương ngày càng trau chuốt thêm lên, tôi cảm nhận phải chăng nhờ được nhiều người xem mà khả năng truyền đạt bằng văn chương của họ dần cải thiện.

 

48.   (8) TÓM TẮT CÁC BÀI BÁO

Để tăng khả năng viết văn hãy tập tóm tắt các bài ký sự của báo cũng có lợi.

Các bài ký sự mà tôi khuyên đó là, nếu là báo Kinh tế Nhật Bản là mục “Xuân Thu”, nếu báo Asahi là mục “Thiên Thanh Nhân Ngữ”, nếu báo Yomiuri là mục “Sổ tay biên tập”, nếu báo Mainichi là mục “Dư luận”.

Ví dụ mục Thiên Thanh Nhân Ngữ  khoảng 630 chữ. Nếu tóm tắt lại còn chừng phân nửa 300 chữ là được rồi.

Nếu lấy mục đích là tóm tắt  thì khác với việc ta chỉ đơn giản là đọc qua thôi, ta cần hiểu sâu vấn đề hơn. Ta phải vừa đọc vừa suy nghĩ điều chủ yếu muốn nói là cái gì, cái gì không cần thiết …

Khi bắt tay viết thử nhiều khi thấy không dễ chút nào.

Ví dụ có thể rút ngắn đến khoảng 400 chữ, còn lại 100 chữ nữa không thể cắt được, ta cứ lỡn vỡn nỗi lo nếu cắt bớt chỗ này thì làm mất ý nghĩa bài văn, cắt chỗ khác thì lại thành ra ít hơn 300 chữ sẽ chỉ còn khoảng 250 chữ thôi.

Nhưng việc này lặp đi lặp lại nhiều lần chắc chắn sẽ làm cho năng lực viết văn, năng lực suy nghĩ của bạn tăng lên đáng kể.

Ngược lại, cũng có thể rèn bằng cách tăng lượng chữ bài ký sự lên. Ví dụ, viết lại bài của “Thiên Thanh Nhân Ngữ”  từ  630 chữ thành bài 800 chữ.

Việc này khó hơn là rút ngắn bài văn. Vì không phải bài văn bạn viết ra nên có thể bạn không biết phải viết thêm cái gì.

Có cách là bạn có thể viết thêm một đoạn liên quan đến đề tài tranh luận, hoặc tăng thêm phần văn chương cho đoạn mà bạn am tường. Hoặc để nguyên đề tài tranh luận bạn chỉ củng cố thêm những phần râu ria, hoặc chỉnh sửa lại để tăng thêm sức thuyết phục mà không làm mờ nhạt đi nội dung bài ký sự là bạn đã thành công rồi.

Cách luyện tập này chắc chắn sẽ làm nâng cao năng lực suy nghĩ và năng lực viết của bạn.