CHƯƠNG 4

VIẾT CÁC THƯ TỪ VĂN BẢN GIAO DỊCH

 

34. (1) TRANG BỊ CHO MÌNH NĂNG LỰC ĐỊNH DẠNG

Bây giờ hãy nói về cách viết các văn bản giấy tờ trong kinh doanh. Điều ta luôn nghĩ trong đầu đó là các bản báo cáo, bản đề xuất, bản kế hoạch.

Các loại văn bản này khác nhau tùy từng xí nghiệp và cơ quan làm việc, nhưng nói chung nó đều được “định dạng” cả rồi. Trong tiếng Nhật từ định dạng có nghĩa là theo một hình thức nhất định.

Ví dụ, nếu là bản báo cáo thì các hạng mục quan trọng phải có là “mục đích” “báo cáo chi tiết” và “kết luận”. Khi làm bản báo cáo, trước tiên yêu cầu phải hiểu rõ định dạng của công ty mình, rồi men theo đó hình thành văn bản. Chỉ bấy nhiêu đó thôi đã có thể viết được một bản báo cáo ở mức độ nào đó.

Điều kế tiếp cần là cố gắng viết một văn bản hoàn chỉnh. Để làm được điều này phải nghiên cứu và nên cho đàn anh hay cấp trên xem văn bản mình đã viết. Cũng nên xem nhiều loại văn bản của nhiều người viết, dần dần sẽ nhận ra được mặt mạnh mặt yếu của các văn bản đó. Phần lớn nên chú trọng đến việc trong văn bản có hay không năng lực thuyết phục, triển khai lý luận có đạt chưa, mức độ dễ hiểu, âm điệu văn chương.

 

35.  (2)  SAO CHÉP CÁC VĂN BẢN HAY

Kế tiếp nếu được hãy sao chép lại các văn bản. Làm như vậy có thể thấy được rõ ràng hơn những mặt mạnh, mặt yếu của từng văn bản mà nếu chỉ đọc qua thôi thì chưa thấy được.

Thời còn làm ký giả của đài NHK tôi đã viết các bản tin nhiều đến không đếm nổi. Nhưng lúc mới vào làm việc ở đài hoàn toàn không biết phải viết làm sao cho đạt yêu cầu. Không có kinh nghiệm nên như vậy là tất nhiên rồi.

Hành động tôi chọn là sao chép lại các văn bản mà ký giả đàn anh đã viết.

Bộ phận công tác đầu tiên của tôi là đài phát thanh Matsue ở Tỉnh Shimane. Lúc đó tôi miệt mài chép lại tất cả các bản tin mà các bậc đàn anh đã viết. Khi về đến nhà rồi, đến đêm khuya tôi quay trở lại đài, lôi hết ra đánh vần từ chữ, từ câu chép lại.

Lúc bấy giờ, là thời đại mà máy đánh chữ Nhật còn chưa có nữa là máy vi tính, miệt mài chép lại bằng bút chì. Vừa sao chép lại các bài văn, bản tin của các bậc đàn anh như chánh văn phòng Tỉnh Shimane, phụ trách cảnh sát Tỉnh Shimane, chánh văn phòng thị trưởng Matsue … vừa nhồi nhét bằng hết các cách viết bản tin bằng tay và đầu.

Còn thu âm cả các bản tin phát trên toàn quốc của đài NHK, xong về viết lại. Các bản tin ở đài phát thanh Matsue chỉ là tin địa phương Tỉnh Shimane, nên nếu có được bản tin ở mức độ toàn quốc trong tay sẽ tha hồ nghiên cứu.

Cách làm này cũng không phải chỉ riêng tôi. Dường như một số người có ý muốn làm nhà văn cũng thường sao chép văn chương của những tác giả mình thích rồi luyện tập trau chuốt khả năng viết văn của mình. Ông Asa Jiro cũng phát biểu “Để tập luyện viết văn tôi đã sao chép văn của Kawabata Yasunari và Tanizaki Junichiro”.

Công việc sao chép văn bản của cấp trên và đàn anh rất tốn thời gian, nhưng trong lúc đọc mình sẽ chọn ra cái mà mình nghĩ “À ! cái này đây” để sao chép thì chắc chắn mình sẽ học được rất nhiều.

Cảm nhận thực sự của tôi là dùng bút viết lại bằng tay sẽ hiệu quả hơn nhiều so với nhập vào máy bằng bàn phím.

 

36. (3)  ĐIỀU TRA HIỆN TRƯỜNG THU THẬP TÀI LIỆU

Nếu viết bản tin thì cơ bản ta xem đã đảm bảo “5W 1H” chưa, 5W là “When khi nào”, “Where ở đâu”, “Who ai”, “What cái gì”, “Why tại sao” và “How như thế nào”. Khi đi thu thập tài liệu phải luôn nhận thức đến “5W 1H” này.

Chúng ta hiểu rằng cái tương đương với “5W 1H” của phóng viên, ký giả là “định dạng” trong các văn bản báo cáo của cơ quan.

Để làm báo cáo nào ta cũng phải đến tận cơ sở để tìm hiểu.

Trong trường hợp đó với tư cách một nhà kinh doanh mà đi đến hiện trường có vẻ như một sự ngẩu hứng thì thật là thất sách.

Điều cần làm là phải định dạng bản báo cáo sẵn trong đầu, luôn ghi nhớ nó để đi điều tra hiện trường. Tất nhiên tối thiểu nhất cũng phải điều tra sơ bộ.

Việc định dạng, giống như ở nấu ăn nó là quy định trình tự nấu nướng. Việc tìm kiếm nguyên liệu phù hợp với trình tự đó là điều tra hiện trường.

Vì vậy, khi viết lên một bản báo cáo, nếu đưa nguyên liệu vào đúng theo trình tự là cơ bản đã hoàn thành bản báo cáo.

Ở đài NHK khi đề xuất một kế hoạch chương trình, phải tóm tắt vào một bản đề xuất. Không quan trọng đến quy mô chương trình, chương trình ngắn 10 phút cũng giống với chương trình đặc biệt một tiếng rưởi, viết gọn trên một mặt giấy A4. Nội dung là “tên tạm gọi của chương trình”, “mục đích”, “yếu tố cấu thành”, “kết luận”.

Tự bản thân thời lượng bản đề xuất không phải là cái gì lớn lao quan trọng, nhưng nếu không có tài liệu chắc chắn thì viết mãi vẫn không xong.

Ngược lại, dù tài liệu đầy đủ đi nữa, mà trong đầu người phát thảo không sắp xếp được, lèn cứng đầy ắp quá nhiều yếu tố sẽ làm cho người đọc không hiểu rõ bạn muốn thực hiện một chương trình như thế nào.

Trên cơ sở tiến hành thu thập tài liệu một cách triệt để, tôi cảm nhận được rằng nếu sắp xếp cẩn thận các yếu tố thì bản đề xuất, bản báo cáo đó có thể gói gọn vừa đủ trong một trang giấy A4.

Tất nhiên cũng có khi khác nhau tùy loại công việc, và ngành nghề, nhưng phải chăng đây vẫn là điểm chung cho nhiều loại công việc.

Việc truyền đạt các yếu tố trên cơ sở đã điều tra khảo sát đầy đủ rồi, phải bao hàm cả ý nghĩa mà bản đề xuất, bảo báo cáo đó có, do đó cần phải viết đơn giản ngắn gọn tất cả các yếu tố.

 

37. (4)  PHƯƠNG PHÁP SUY DIỄN HAY PHƯƠNG PHÁP QUY NẠP

Khi viết bản báo cáo, nên tham khảo cách viết theo “phương pháp suy diễn” hay “phương pháp quy nạp” của nghị luận văn học.

Dù phương pháp suy diễn hay quy nạp đi nữa chắc sẽ có bạn quên bén đi cái ý nghĩa cụ thể của các phương pháp này rồi, nhưng nếu nhận ra “À cái này ngày xưa mình đã từng học rồi”. thì ta sẽ ôn lại một chút nhé.

Phương pháp suy diễn là phương pháp suy luận lấy một sự việc nào đó làm tiền đề và đi đến kết luận cụ thể. Ngược với phương pháp này là phương pháp quy nạp, phương pháp quy nạp là phương pháp suy luận từ  trường hợp cụ thể cá biệt để đưa ra nguyên tắc chung.

Nói vậy có thể cũng chưa nêu bật được vấn đề. Tôi xin cho một ví dụ nhỏ để minh chứng.

Ví dụ, xuất phát từ tiền đề “Hoa hồng có gai”, hoa hồng Hamanasu cùng họ với hoa hồng, nên người ta suy ra có lẽ hoa hồng Hamanasu cũng có gai. Đó là phương pháp suy diễn.

Ngược lại, giả sử từ một trăm đóa hồng mà ta quan sát đều có gai, ta sẽ đưa ra kết luận “Hoa hồng có gai”. Đó là phương pháp quy nạp.

Nói dễ hiểu hơn, cái kết luận có sẵn từ lúc đầu thì đó là phương pháp suy diễn, còn tập họp nhiều thông tin rồi hình thành một kết luận thì đó là phương pháp quy nạp.

Khi làm bản đế xuất, bản báo cáo, nên chọn cái nào thì hay đây, chắc chắn nên chọn phương pháp quy nạp. Là vì dựa vào những kết quả thu thập từ điều tra tại hiện trường, tại cơ sở. Nếu nói đến nghề làm báo, thì trên cơ sở tiến hành điều tra sơ bộ một cách đầy đủ, nghiền đi ngẫm lại các tư liệu, đào sâu hơn nữa và đưa ra kết luận. Cộng lại tất cả các tác nghiệp này sẽ gắn kết với việc hình thành một bản tin, một bài ký sự hấp dẫn và sốt dẻo.

Vì vậy, phương pháp quy nạp sẽ rất lý tưởng.

Trường hợp các học giả điều tra hiện trường cũng là thực hiện theo phương pháp quy nạp.

Nhưng vấn đề là có nhiều nhà kinh doanh không có nhiều thời gian để có thể làm như vậy.

Đó là một hiện thực, nếu muốn thực hiện chỉ bằng phương pháp quy nạp thì cần số tư liệu quá nhiều, mất rất nhiều thời gian, nên việc làm báo cáo chỉ bằng phương pháp quy nạp thì có thể nói là phi hiện thực.

Vì vậy ở đây tôi muốn khuyên các bạn “phương pháp suy diễn biến tấu”

 

38.  (5)   PHƯƠNG PHÁP SUY DIỄN BIẾN TẤU

Gọi phương pháp suy diễn biến tấu vì cơ bản nó là phương pháp suy diễn, nhưng tuỳ theo tình huống có thể đưa phương pháp quy nạp vào, với ý nghĩa đó ta gọi là “biến tấu”.

Trong phương pháp suy diễn, như ban nảy tôi đã trình bày, cố làm sao để có được kết luận riêng biệt cụ thể. Để được như vậy trước tiên phải điều tra sơ bộ, rồi từ đó đặt ra giả thiết “Chắc chắn là … nhỉ ?”, hoặc “Có chuyện … vậy sao ?” …

Trên cơ sở đó, ta đi đến hiện trường kiểm nghiệm lại, nếu thấy đúng như thế là giả thiết đã được chứng minh. Vì đúng như giả thiết đã nêu ra chắc chắn sẽ dễ đúc kết thành bản báo cáo hay bản đề xuất.

Tuy nhiên khi đi đến hiện trường điều tra thực tế sơ bộ, thường khác với giả thiết đã đưa ra. Đi đến hiện trường là để phát hiện một điều gì đó, mà dường như chẳng nhận thấy gì thì việc đi đến hiện trường không có ý nghĩa gì cả. Vì vậy dù nói là phương pháp suy diễn nhưng không được cứ nhất định phải theo đúng giả thiết, trong giới làm báo không được có kết luận ngay từ đầu.

Chắc bạn sẽ nhận thấy rằng khi ta tiến hành đi lấy tư liệu trên cơ sở giả thiết đã đặt ra thì thực tế thường hay khác với giả thiết đó. Nhưng nếu không thực hiện theo một kịch bản đã được dựng trước sẽ bị cấp trên hoặc nhà sản xuất chương trình phản đối. Họ sợ rằng mình sẽ bị cám dỗ bởi thời hạn cấp bách, mà bây giờ làm kịch bản mới thì làm sao kịp cả về mặt thời gian lẫn kinh phí, rồi cứ bịa ra câu chuyện như giả thiết cho rồi.

Nếu bóp méo sự thật đề đi đến kết luận như ta đã định ra từ đầu thì đó là bịa đặt. Tôi nghĩ một trong các  bịa đặt mà đã trở thành vấn đề lớn như trong vụ “Đại tự điển Aruaru” - một chương trình của đài truyền hình Kansai là nằm trong hoàn cảnh này. Đây phải chăng là mặt giới hạn của giới phóng viên báo đài.

Muốn điều tra thị trường để đi đến kết quả nhưng kết quả lại khác xa giả thiết, mà thời gian không cho phép để có thể hình thành một bản báo cáo theo đúng như đã cơ cấu. Chà phải làm sao đây, thôi thì mình dàn xếp chút đỉnh theo như giả thiết ban đầu rồi làm báo cáo cho xong. Có lẽ không ít nhà kinh doanh bị ma quỹ xúi dục như thế.

Vậy thì điều tra sơ bộ rồi lập ra giả thiết là vô ích hay sao? Không ! Lập ra giả thiết không hề vô ích chút nào, ngược lại còn có tác động vô cùng lợi hại. Vì ta đã có cơ sở sẵn rồi, nếu đi điều tra với tư thế trống rổng không có gì rồi lập thành văn bản, theo văn chương người ta gọi đó là góp nhặt từ con số không sẽ làm tốn rất nhiều công sức và thời gian.

Khi lập giả thiết rồi đến hiện trường, cho dù hiện thực khác xa với giả thiết nhưng đã có cơ sở trước rồi nên có thể chỉnh sửa lại quỹ đạo là tương đối đáp ứng được. Tóm lại, hiệu quả công việc cao hơn hẳn so với bắt đầu điều tra với tư thế trống rổng.

Hơn nữa ban đầu lập giả thiết rồi đi đến hiện trường, nếu sự thật và những thông tin có được tại đó khác hoặc đi quá xa so với giả thiết thì chính điều đó xứng đáng với việc chúng ta đi điều tra hiện trường và ta nên vui mừng mới phải.

Khi đi đến hiện trường mà sự thật khác với giả thiết, ta phải diễn giải sự kiện đó lại từ đầu, kiểm nghiệm xem nó khác với giả thiết ở chỗ nào, điều đó sẽ dẫn cuộc điều tra đi đến hiệu quả.

Hãy chuẩn bị thật chắc chắn và lập giả thiết trước rồi hãy đi đến hiện trường.

 

39.   (6)  TRÂN TRỌNG CẢM NHẬN CỦA NĂM GIÁC QUAN

Nảy giờ tôi vừa vận dụng “định dạng” vừa giới thiệu cách viết văn bản. Định dạng rất quan trọng. Nhưng quan trọng hơn đó là nội dung là cái chứa đựng trong văn bản đó. Nội dung hay cái chứa đựng trong đó phải là cái mới lạ độc đáo.

Liên quan đến phần nội dung đó có việc cập nhật nội dung. Có người sao chép thông tin trên webside, rồi công bố, hay đề xuất nó lên như chính mình đã làm ra. Tham khảo webside cũng không sao, nhưng ở mức độ sao y bản chính, hoặc chỉ thay đổi dấu chấm phẩy, hoặc thêm thắt chút ít rồi làm bộ như đây là cái mà mình đã tìm tòi suy nghĩ ra thì đó mới là vấn đề.

Tất nhiên cũng có vấn đề tác quyền, nhưng trước giờ những thông tin đăng tải trên mạng Internet về cơ bản phải hiểu đó là những “thông tin chết”.

Bản báo cáo hay bản đề xuất thường yêu cầu những cái mới nhất. Những câu chuyện hay sự thật mà ta phải đi đến hiện trường mới biết được, cảm nhận bằng chính các giác quan của mình và phản ánh nó lên trang giấy. Trân trọng những thông tin mà truyền hình, báo chí, internet, hoặc trong công ty chưa có được, đó mới chính là ý nghĩa của việc đi đến hiện trường.

Gánh trọng trách tại hiện trường là vai trò nhạy bén của năm giác quan và khả năng phán đoán của chính mình.

Màu sắc, âm thanh, mùi, vị, sờ mó, rèn luyện sự nhạy bén của năm giác quan, cảm nhận không khí của hiện trường rồi đưa vào trong bản báo cáo, bản đề xuất không một sơ suất. Được như vậy bản báo cáo, hay bản đề xuất sẽ trở thành những bài văn diễn đạt sống động quang cảnh sự việc, đồng thời cũng trở thành các văn bản độc đáo của chính bạn.

Nhưng đưa các cảm nhận vào một hoặc tối đa là hai ba chỗ thì không sao, nếu sử dụng các cảm nhận cho toàn bộ văn bản thì ngược lại sẽ làm cho người ta không hiểu là bản báo cáo gì.

Tạo cảm giác sống động một chút  sẽ làm cho văn bản đó lấp lánh thêm lên.

 

40.  (7) VẤN ĐỀ VĂN CHƯƠNG THIẾU NỘI DUNG

Trau dồi khả năng truyền đạt cũng là trau dồi khả năng viết văn.

Nhưng khả năng viết văn có giỏi đi nữa đôi khi trong kinh doanh cũng xuất hiện những văn bản thiếu nội dung.

Như trong bản báo cáo tự nhiên lại có một số biểu hiện trừu tượng, bản báo cáo đó bị xem là viết khá hời hợt không có sức đối chọi với thực tế thị trường.

Ngược lại, cũng có những bản báo cáo rất chất lượng về mặt nội dung cho dù văn chương chưa được hoàn hảo. Những bản báo cáo đó đã điều tra kỹ lưỡng, cụ thể và truyền được rõ ràng suy nghĩ của người viết, những văn bản như vậy được xem là hoàn hảo.

Dùng câu từ đẹp nhưng không làm lay động lòng người, mà nếu không làm lay động lòng người thì lòng  cấp trên của công ty đối tác kinh doanh cũng không xao xuyến. Vậy nó chỉ trở thành mảnh giấy lộn mà thôi.

Và đối với các vấn đề mình phụ trách mà hiểu lơ mơ thì thường hay dẫn giải một cách trừu tượng khó hiểu. Vì nếu hiểu vấn đề chắc chắn đã viết được cụ thể rồi.

Nếu tự tin vào khả năng văn chương của mình và bằng các tiểu xảo cứ báo cáo láo sẽ không thể tạo ra một sự thật. Để có thể trau dồi năng lực thể hiện và năng lực viết văn, đồng thời viết được bài văn có nội dung ta cần điều tra cẩn thận.